Электронная доверенность: как оформить и проверить ее подлинность

Представитель находится в другом городе, доверенность требуется для электронного документооборота или будущему получателю удобнее работать с цифровым документом. В такой ситуации доверитель может обсудить с нотариусом оформление доверенности в электронной форме.

Юридически доверенность выдает доверитель, предоставляя другому лицу определенные полномочия. Нотариус удостоверяет ее в случаях, когда нотариальная форма требуется законом либо выбрана самим доверителем. Электронный формат позволяет получить нотариальный документ в цифровом виде с квалифицированной электронной подписью нотариуса.

При этом термин «электронная доверенность» используют в разных значениях. Им могут называть нотариальную доверенность, изначально изготовленную в бумажной форме, и машиночитаемую доверенность — МЧД. Эти понятия могут пересекаться, поэтому перед оформлением нужно определить, где и каким способом представитель будет подтверждать свои полномочия.

Как доверенность становится электронным нотариальным документом

По ст. 185 ГК РФ доверенность представляет собой письменное уполномочие, которое одно лицо выдает другому для представительства перед третьими лицами. Нотариальная форма требуется, в частности, в случаях, перечисленных в ст. 185.1 ГК РФ: например, для полномочий на совершение сделки, требующей нотариального удостоверения, или на распоряжение зарегистрированными в государственных реестрах правами.

Если заявителю нужен цифровой нотариальный документ, применяется ст. 44.2 Основ законодательства РФ о нотариате. По просьбе обратившегося лица нотариус может совершить нотариальное действие путем изготовления документа в электронной форме. Если доверитель должен подписать его, подпись ставится в присутствии нотариуса с использованием простой электронной подписи, сформированной в установленном для нотариата порядке. Готовый электронный нотариальный документ нотариус подписывает своей квалифицированной электронной подписью.

Поэтому гражданину не требуется заранее приобретать собственную квалифицированную электронную подпись исключительно для подписания такой доверенности у нотариуса.

Пример. Собственник планирует выдать представителю полномочия для действий в другом регионе. Если адресат готов работать с электронным нотариальным документом, при обращении можно сразу выбрать перевод бумажной доверенности электронную форму и уточнить, каким способом файл будет использоваться представителем.

Электронный файл не превращает удостоверение доверенности в дистанционную процедуру

Форма документа и способ совершения нотариального действия регулируются отдельно.

При удостоверении доверенности нотариус устанавливает личность заявителя, проверяет его дееспособность, наличие волеизъявления и содержание предоставляемых полномочий. Электронный документ, который должен быть подписан доверителем, подписывается им в присутствии нотариуса по правилам ст. 44.2 Основ.

Ст. 44.3 Основ содержит перечень нотариальных действий, которые допускается совершать удаленно, то есть без личной явки заявителя. Удостоверение доверенности в этот перечень не входит. Поэтому направление паспорта, проекта доверенности или заявления через интернет само по себе не позволяет получить нотариально удостоверенную доверенность полностью дистанционно.

Такое ограничение стоит учитывать заранее, если доверитель находится в другом городе или планирует длительную поездку.

Что определить до подписания электронной доверенности

Цифровой формат отвечает за способ существования и передачи документа. Возможности представителя определяются текстом доверенности.

До визита желательно понять:

• кто будет представителем;
• перед какими лицами или организациями он будет действовать;
• какие заявления сможет подавать и подписывать;
• потребуется ли получение документов;
• предполагается ли заключение конкретных сделок;
• нужны ли полномочия, связанные с зарегистрированными правами;
• допускается ли передоверие;
• на какой срок выдаются полномочия.

Чем конкретнее будущая задача, тем точнее можно сформулировать доверенность. Полномочие получить справку, например, само по себе не дает возможности подписать договор или распорядиться имуществом.

Пример. Представителю поручают получить документы и впоследствии подписать определенный договор от имени доверителя. В тексте следует учитывать каждое предполагаемое действие. Нотариус проверит содержание доверенности и разъяснит правовые последствия предоставляемых полномочий.

Как передавать электронную доверенность и почему нужен исходный файл

После удостоверения электронная доверенность существует как электронный нотариальный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью нотариуса. Для дальнейшего использования следует сохранять исходный электронный файл и данные, позволяющие проверить подпись.

Фотография экрана, скриншот или самостоятельно изготовленный PDF могут передавать текст доверенности, однако они не обладают свойствами исходного электронного нотариального документа. Поэтому способ передачи лучше согласовать с организацией или информационной системой, где представитель собирается использовать полномочия.

Иногда получателю требуется бумажный документ. Ст. 103.9 Основ предусматривает удостоверение равнозначности документа на бумажном носителе электронному документу. Для такого нотариального действия представленный электронный документ должен отвечать установленным законом требованиям к квалифицированной электронной подписи, а принадлежность подписи проверяется в предусмотренном порядке. Поэтому возможность преобразования конкретной электронной доверенности в равнозначный бумажный документ оценивается с учетом ее электронной подписи и обстоятельств обращения.

Как проверить нотариальную электронную доверенность

Проверка включает два практических вопроса: существует ли нотариальное действие с указанными реквизитами и сохранился ли электронный документ без изменений.

Ст. 34.4 Основ законодательства РФ о нотариате предусматривает круглосуточный свободный доступ к определенным сведениям Единой информационной системы нотариата. В отношении доверенности можно проверить сведения о лице, которое ее удостоверяет, дату удостоверения, регистрационный номер, а при отмене — дату и время внесения сведений об отмене. Закон также предусматривает открытый доступ к сведениям об отсутствии изменений в нотариальных документах, изготовленных в электронной форме.

На практике при получении доверенности полезно проверить:

• дату ее удостоверения;
• регистрационный номер;
• сведения о нотариусе;
• наличие информации об отмене;
• исходный электронный файл;
• квалифицированную электронную подпись нотариуса.

Таким образом, поиск доверенности по реестру и проверка электронного файла решают связанные, но самостоятельные задачи. Реестр позволяет сверить сведения о совершенном нотариальном действии и отмене доверенности. Электронная подпись подтверждает происхождение электронного нотариального документа, а сведения ЕИС позволяют проверить предусмотренные законом данные об отсутствии изменений.

Пример. Представителю прислали в мессенджере изображение электронной доверенности. По указанным на нем реквизитам можно проверить сведения о нотариальном действии. Для использования именно электронного нотариального документа потребуется исходный файл с электронной подписью нотариуса.

Где в этой системе находится машиночитаемая доверенность

МЧД — это доверенность, представленная в электронной форме в машиночитаемом виде. Такой формат предназначен для автоматической обработки информационными системами и широко используется при подписании электронных документов представителями организаций и индивидуальных предпринимателей.

Правила оформления таких доверенностей закреплены, в частности, в ст. 17.5 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Закон предусматривает представление доверенностей, используемых в предусмотренных им случаях, в электронной форме в машиночитаемом виде. Для нотариально удостоверенных доверенностей соответствующие форматы могут определяться Федеральной нотариальной палатой.

Поэтому МЧД и электронная нотариальная доверенность нельзя рассматривать как два полностью изолированных вида документов. Если гражданское законодательство требует нотариального удостоверения полномочий, доверенность в машиночитаемом виде может иметь и нотариальную форму при соблюдении установленных требований.

Перед оформлением следует уточнить у будущего получателя:

• требуется ли обычная нотариальная доверенность в электронной форме;
• нужна ли именно МЧД;
• какой формат принимает информационная система;
• какие полномочия должны быть включены.

Это особенно актуально для бизнеса, где технический формат доверенности может определяться системой, через которую представитель подписывает или направляет электронные документы.

Какие ошибки могут помешать использовать доверенность

Проблемы чаще связаны с содержанием и способом передачи документа, чем с самим выбором электронной формы.

Затруднения возникают, когда представитель получает только скан или фотографию исходного файла, в доверенности отсутствует необходимое полномочие либо заранее не выяснены требования информационной системы. Отдельная ситуация — попытка использовать МЧД там, где получателю требуется нотариально удостоверенная доверенность определенного содержания.

До подписания полезно сообщить нотариусу, для каких действий оформляются полномочия и где планируется предъявлять доверенность. Это позволяет подобрать содержание документа с учетом конкретной задачи и заранее разобраться с электронной формой.

Вопросы и ответы

Нужна ли доверителю собственная УКЭП для оформления электронной нотариальной доверенности?

При оформлении нотариального документа по ст. 44.2 Основ доверитель подписывает его в присутствии нотариуса простой электронной подписью, сформированной по установленным правилам. После удостоверения нотариус подписывает электронный документ своей квалифицированной электронной подписью.

Можно ли пользоваться электронной доверенностью в другом регионе?

Нотариальная доверенность не ограничивается регионом ее удостоверения, если из содержания документа или характера полномочий не следует иное. При электронной форме дополнительно следует уточнить технический способ представления файла конкретному получателю.

Достаточно ли проверки доверенности в реестре?

Реестр позволяет проверить предусмотренные законом сведения о нотариальном действии и, в частности, об отмене доверенности. Если получен электронный нотариальный документ, отдельно имеет значение проверка самого файла и квалифицированной электронной подписи нотариуса.

Можно ли распечатать электронную доверенность самостоятельно?

Распечатка передает видимый текст файла, но сама по себе не имеет юридических свойств электронного оригинала. Когда нужен равнозначный бумажный документ, вопрос решается по правилам ст. 103.9 Основ с учетом требований к квалифицированной электронной подписи представленного электронного документа.

Всегда ли для электронного представительства нужна МЧД?

Нет. Необходимость МЧД зависит от вида электронного взаимодействия, статуса доверителя и представителя и требований соответствующей информационной системы. Если одновременно требуется нотариальное удостоверение полномочий, следует учитывать также требования гражданского законодательства к форме доверенности.

Если вам нужно определить, какая электронная доверенность подойдет для предстоящих действий, какие полномочия включить и в каком виде затем передать документ представителю, порядок оформления можно заранее уточнить у нотариуса Стрельченко Дениса Андреевича.