Как быстро пересылать документ в другой город через нотариуса

Документ может понадобиться срочно: доверенность ждут в банке, согласие нужно передать родственнику, заявление требуется отправить в организацию или другому человеку в другом регионе. Курьерская доставка занимает время, почтовое отправление может идти несколько дней, а обычный скан не всегда принимают как юридически значимый документ.

Нотариус помогает передать документ в электронной форме так, чтобы у адресата было подтверждение происхождения документа, его содержания и способа направления. В зависимости от ситуации нотариус может изготовить электронный документ, удостоверить его равнозначность бумажному, передать документы адресату или выдать свидетельство о направлении и передаче. Подробнее о том, как нотариус помогает быстро переслать документ в другой город, читайте в статье.

Какой путь проходит документ

Передача через нотариуса может выглядеть по-разному. В одной ситуации заявителю достаточно получить электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью нотариуса, и направить его адресату. В другой ситуации нужно, чтобы именно нотариус передал документ получателю и зафиксировал этот факт.

Если исходный документ существует на бумаге, нотариус может изготовить его электронный образ и удостоверить равнозначность электронного документа документу на бумажном носителе (ст. 103.8 Основ законодательства РФ о нотариате). После этого электронный документ можно направить в другой город без пересылки оригинала.

Если получателю нужен бумажный экземпляр, он обращается к нотариусу по месту своего нахождения. Нотариус проверяет электронный документ, подпись нотариуса и удостоверяет равнозначность бумажного документа электронному документу (ст. 103.9 Основ законодательства РФ о нотариате).

Например, человек оформил нотариальную доверенность в одном городе, а представитель находится в другом. Документ можно передать электронно, а представитель при необходимости получит бумажный экземпляр у ближайшего нотариуса. В этой ситуации важен не сам факт отправки файла, а подтвержденный нотариальный путь документа.

Когда нужна именно нотариальная пересылка

К нотариусу обращаются, когда документ должен быть передан быстро и с доказательственным подтверждением. Это особенно важно, если от получения документа зависит сделка, обращение в банк, подача заявления, оформление наследственного дела или действие представителя.

Чаще всего услуга полезна, когда нужно передать:

• нотариальную доверенность;
• нотариальное согласие;
• заявление физического или юридического лица;
• нотариально удостоверенную копию;
• документ для банка, организации, представителя или другого адресата;
• комплект документов, по которому важно подтвердить направление.

Нотариус передает заявления и другие документы физических и юридических лиц другим физическим и юридическим лицам. В состав передаваемых документов включается сопроводительное письмо нотариуса (ст. 86 Основ законодательства РФ о нотариате).

Например, один из участников сделки находится в другом регионе и должен срочно передать нотариальное согласие. Документ можно оформить и направить через нотариуса, чтобы адресат получил не фотографию или скан, а документ с подтвержденным нотариальным происхождением.

Что проверяет нотариус перед отправкой

Нотариус устанавливает личность заявителя, проверяет его полномочия и содержание обращения. Если действует представитель, нотариус проверяет доверенность или иной документ, подтверждающий право обращаться от имени другого лица.

Также нотариус проверяет сам документ: подходит ли он для передачи, можно ли изготовить электронный документ, нет ли ограничений для удостоверения равнозначности. Равнозначность электронного документа бумажному не удостоверяется в отношении документов, удостоверяющих личность, а также сделок, заключенных в простой письменной форме (ст. 103.8 Основ законодательства РФ о нотариате).

Если нотариусу представляют электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, проверяется действительность подписи и ее принадлежность лицу, от которого исходит документ. Без такой проверки нельзя надежно подтвердить происхождение электронного документа.

Например, нельзя заменить нотариальной электронной пересылкой обычный договор, который стороны сами подписали в простой письменной форме. Для нотариальной процедуры подходит не каждый документ, и предварительная проверка помогает избежать отказа у адресата.

Что подготовить заявителю

Перед обращением желательно понять, кому и в каком виде должен попасть документ. Одни адресаты принимают электронный нотариальный документ, другим нужен бумажный экземпляр после обратного удостоверения равнозначности, третьим важно получить документ именно от нотариуса.

Обычно заявителю понадобятся паспорт, исходный документ, сведения об адресате, контактные данные для передачи и документы о полномочиях, если обращается представитель. Если документ нужен для банка, сделки или организации, полезно заранее уточнить требования к форме: электронный файл, бумажный экземпляр или нотариальная передача с подтверждением.

Например, банк может попросить не просто файл доверенности, а бумажный документ, полученный у нотариуса в городе нахождения представителя. Тогда заявителю важно сразу выбрать маршрут: сначала электронный нотариальный документ, затем получение бумажного экземпляра у нотариуса адресата.

Как фиксируется направление документа

Если нотариус передает документ адресату в порядке ст. 86 Основ законодательства РФ о нотариате, он использует предусмотренный законом способ передачи: лично, почтовым отправлением или с применением технических средств, включая информационно-телекоммуникационные сети.

По просьбе заявителя нотариус выдает свидетельство о направлении документов адресату. После получения подтверждения о вручении может быть выдано свидетельство о передаче документов. Если передать документы не удалось, в свидетельстве указываются причины невозможности передачи.

Это важно, когда нужно доказать, что документ действительно был направлен. Например, организация утверждает, что не получала заявление. Свидетельство нотариуса помогает подтвердить сам факт направления или передачи и снизить риск спора о том, предпринимал ли заявитель нужные действия.

Что получает заявитель

Результат зависит от выбранного способа. Заявитель может получить электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью нотариуса, свидетельство о направлении документов, свидетельство о передаче документов либо разъяснение, почему конкретный документ нельзя передать выбранным способом.

Адресат получает документ в форме, которая подходит для дальнейшего использования: электронный нотариальный документ или бумажный экземпляр, изготовленный нотариусом на основании электронного документа. Такой порядок помогает быстро передать документ в другой город без риска потерять оригинал и без сомнений в том, кто подготовил документ.

Вопросы и ответы

Можно ли отправить документ через нотариуса в день обращения?

Часто это возможно, если документ подходит для процедуры и у нотариуса есть все необходимые сведения. Срок зависит от объема документа, проверки подписи, способа передачи и требований адресата.

Можно ли отправить документ сразу нескольким адресатам?

Да, если это соответствует содержанию обращения и заявитель сообщает данные всех адресатов. Нотариус определит порядок передачи и оформления подтверждающих документов.

Нужно ли передавать адресату оригинал после электронной пересылки?

Не всегда. Если адресат принимает электронный нотариальный документ или бумажный экземпляр, полученный у нотариуса в другом городе, пересылка оригинала может не потребоваться.

Что делать, если адресат не открывает электронный файл?

Нужно уточнить, в каком виде адресат принимает документы. Иногда требуется обратиться к нотариусу по месту нахождения адресата и получить бумажный документ, равнозначный электронному.

Можно ли передать через нотариуса документ для иностранной организации?

Возможность зависит от требований иностранной организации или органа. В отдельных случаях дополнительно нужны перевод, апостиль или консульская легализация.

Если нужно быстро передать документ в другой город из Москвы и сохранить его юридическую силу, обратитесь к нотариусу Стельченко Д.А. Нотариус проверит документ, разъяснит подходящий порядок пересылки, при необходимости оформит электронный документ, удостоверит его равнозначность и поможет передать документ адресату в установленной законом форме.