Перевод документа в электронный вид и обратно: как нотариус удостоверяет равнозначность

Документ может быть на руках, но всё равно оказаться «не там». Бумажное согласие нужно отправить в другой город. Нотариальное заявление требуется передать быстро, без почтовой пересылки. Электронный файл подписан квалифицированной подписью, но человеку нужен бумажный экземпляр для дальнейшего оформления.

В таких ситуациях обычный скан помогает только показать текст. Юридическую задачу он часто не закрывает: получателю нужно понимать, что перед ним документ, содержание которого подтверждено нотариально.

Для этого существует перевод документа в электронный вид у нотариуса и обратное действие — изготовление бумажного документа из электронного. В законе такие действия называются удостоверением равнозначности. Нотариус подтверждает, что содержание документа в новом формате совпадает с исходным. Такая возможность предусмотрена ст. 103.8 и 103.9 Основ законодательства РФ о нотариате.

Документ нужно передать, но оригинал должен остаться у вас

Частая ситуация: человек оформил у нотариуса согласие, заявление или доверенность, а затем выяснилось, что документ нужен в другом регионе. Отправлять бумажный оригинал долго, иногда рискованно, иногда просто неудобно. Фото на телефон адресату может подойти для предварительного просмотра, но для юридически значимого действия его не примут.

В этом случае нотариус изготавливает электронный документ на основе бумажного. Он проверяет представленный документ, создает электронный образ и подписывает его своей квалифицированной электронной подписью. Получатель видит уже не бытовой скан, а файл, равнозначность которого бумажному документу удостоверена нотариально.

Например, наследнику нужно направить заявление нотариусу, ведущему наследственное дело в другом городе. Бумагу можно пересылать почтой, но есть и нотариальный электронный формат. В такой ситуации заранее уточняют, какой способ передачи подойдет для конкретного наследственного дела.

Электронный документ есть, но нужен бумажный экземпляр

Иногда задача обратная. Документ существует в электронном виде, подписан квалифицированной электронной подписью, а дальше его нужно предъявить на бумаге. Простая распечатка передаст текст, но не покажет, кто подписал файл и действовала ли подпись.

Нотариус в такой ситуации проверяет электронный документ и квалифицированную электронную подпись. После проверки он изготавливает бумажный документ и совершает удостоверительную надпись. Правила связаны не только с Основами законодательства РФ о нотариате, но и с Федеральным законом № 63-ФЗ «Об электронной подписи», где закреплены виды электронных подписей и условия признания электронных документов.

Практический пример: человеку направили электронный документ, подписанный квалифицированной подписью. Для дальнейшего нотариального действия ему удобнее иметь бумажный экземпляр. Тогда имеет значение исходный файл, а не пересланная картинка или распечатанный PDF без проверяемой подписи.

Что именно подтверждает удостоверение равнозначности

Нотариус подтверждает совпадение содержания документа в двух форматах. Если бумажный документ переводится в электронный вид, удостоверяется равнозначность электронного документа бумажному. Если электронный документ переводится на бумагу, удостоверяется равнозначность бумажного документа электронному.

Это действие не меняет текст документа. Нотариус не дописывает полномочия в доверенность, не исправляет фамилию, не меняет дату, не заменяет один документ другим. Если в исходном документе есть ошибка, она перейдет в новый формат. Поэтому перед оформлением стоит внимательно проверить реквизиты, имена, даты, адреса, сведения о сторонах и цель использования.

Для клиента главный результат — документ в нужном формате с нотариальным подтверждением. Его можно использовать там, где принимается соответствующий вид нотариального документа и где есть возможность проверить электронную подпись либо удостоверительную надпись.

Какие документы взять с собой

Набор зависит от того, с чем именно вы обращаетесь: с бумажным оригиналом, нотариальной копией, электронным файлом, документом представителя или документом, связанным с другим нотариальным действием.

Обычно понадобятся:

• паспорт заявителя;
• бумажный документ, если его нужно перевести в электронный вид;
• исходный электронный файл, если требуется бумажный экземпляр;
• сведения о том, куда документ будет направлен или где предъявлен.

Если документ связан с наследством, сделкой, согласием, доверенностью или заявлением, лучше заранее назвать цель обращения. Один и тот же лист бумаги может использоваться по-разному, а требования к дальнейшему оформлению зависят от конкретной задачи.

Где чаще всего возникают ошибки

Самая распространенная ошибка — принести распечатку электронного документа вместо самого файла. Для нотариального действия нужна возможность проверить электронную подпись. Если файл потерян, подпись удалена, данные повреждены или документ переслан в виде картинки, проверка может оказаться невозможной.

Вторая ошибка — считать, что любой бумажный документ можно превратить в равнозначный электронный. Закон устанавливает ограничения. Например, ст. 103.8 Основ законодательства РФ о нотариате не допускает удостоверение равнозначности электронного документа бумажному для документов, удостоверяющих личность, а также для сделок, совершенных в простой письменной форме.

Третья ошибка связана с принимающей стороной. Человек оформляет электронный нотариальный документ, а потом выясняет, что адресат ждет бумажный экземпляр. Или наоборот: получает бумажный документ, хотя нужен был файл с квалифицированной подписью. Перед визитом полезно уточнить формат: бумага, электронный файл, передача через нотариуса, количество экземпляров, требования к подписи.

Что нотариус проверяет перед оформлением

Перед удостоверением равнозначности проверяется личность заявителя. Если обращается представитель организации или другого человека, нужны подтверждающие документы.

При работе с бумажным документом нотариус смотрит, можно ли совершить действие с учетом вида документа, его состояния и требований закона. Поврежденный, нечитаемый или вызывающий сомнения документ может потребовать дополнительных пояснений.

При работе с электронным документом проверяется квалифицированная электронная подпись. Нужно установить, что подпись действительна и относится к тому лицу, от имени которого исходит документ. Без такой проверки бумажный экземпляр с нотариальным удостоверением равнозначности оформить нельзя.

Когда услуга помогает сэкономить время

Нотариальная оцифровка особенно полезна, когда документ нужен быстро и в другом месте. Например, родитель оформил согласие, а его нужно срочно передать родственнику, сопровождающему ребенка. Или заявитель подготовил документ для нотариального дела в другом регионе и хочет избежать пересылки бумажного оригинала.

Такая услуга также помогает, когда стороны работают с разными форматами. Один участник готов принять электронный нотариальный документ, другой хранит бумаги, третий просит экземпляр для дальнейшего оформления. Тогда нотариус помогает выбрать законный способ перевода документа из одного формата в другой.

При этом заранее стоит обсудить всю цепочку: какой документ есть сейчас, куда он пойдет дальше, кто его будет принимать и в каком виде. Это снижает риск лишних действий и повторного обращения из-за неподходящего формата.

Вопросы и ответы

Можно ли перевести паспорт в электронный вид с нотариальным удостоверением?

Нет, для документов, удостоверяющих личность, такое удостоверение равнозначности законом не предусмотрено. Нотариус может проверить паспорт при совершении нотариального действия, но не изготовит равнозначный электронный паспорт.

Подойдет ли фотография документа из телефона?

Для ознакомления — иногда да, для удостоверения равнозначности — нет. Нотариусу нужен исходный бумажный документ либо исходный электронный файл с проверяемой подписью.

Можно ли сделать бумажный документ из PDF-файла?

Это зависит от того, является ли PDF полноценным электронным документом и подписан ли он квалифицированной электронной подписью. Сам по себе файл с текстом или изображением подписи не всегда подходит для нотариального удостоверения равнозначности.

Нужно ли лично приходить к нотариусу?

Многие нотариальные действия требуют личного обращения заявителя или представителя с подтвержденными полномочиями. Конкретный порядок зависит от вида документа, способа его получения и цели дальнейшего использования.

Можно ли заранее отправить файл нотариусу для проверки?

Такую возможность лучше уточнить перед визитом. Даже если файл можно предварительно направить для оценки, для совершения нотариального действия нотариусу потребуется проверить его в установленном порядке.

Если вам нужно перевести документ в электронный вид, получить бумажный экземпляр электронного документа или понять, какой формат подойдет для вашей ситуации, порядок действий и перечень документов можно уточнить у нотариуса Стрельченко Дениса Андреевича.