Профессиональная тайна нотариусов: как защищаются сведения бизнеса в нотариальных документах

Бизнес редко приходит к нотариусу с пустым бланком. Обычно в документах уже есть то, что компания не хотела бы раскрывать лишним людям: цена сделки, состав участников, размер долей, условия расчетов, полномочия директора, данные представителей, корпоративные решения, сведения об имуществе.

Поэтому перед оформлением сделки с долей ООО, доверенности, протокола, согласия, договора или заявления предприниматель часто спрашивает: кто увидит эти сведения и как они защищены после обращения к нотариусу.

В статье используется привычное для клиентов выражение «профессиональная тайна нотариусов». В правовом смысле речь идет о тайне совершения нотариальных действий и обязанности хранить сведения, которые стали известны при осуществлении нотариальной деятельности. Ст. 5 Основ законодательства РФ о нотариате запрещает нотариусу, лицу, замещающему нотариуса, и работникам нотариальной конторы разглашать сведения и оглашать документы, полученные в связи с совершением нотариальных действий. Эта обязанность сохраняется и после прекращения полномочий или увольнения.

Какие сведения бизнеса защищаются нотариальной тайной

К нотариальной тайне относятся сведения и документы, которые стали известны при обращении за конкретным нотариальным действием, при проверке документов, подготовке проекта и совершении самого действия. Для бизнеса это могут быть не только паспортные данные руководителя или участника, но и деловая информация.

Обычно в нотариальной процедуре появляются:

• устав, решения и протоколы общества;
• сведения об участниках, долях и полномочиях;
• условия договора, цена, порядок расчетов;
• данные представителей и доверенных лиц;
• документы на имущество компании или участника;
• согласия, заявления, корпоративные уведомления;
• сведения о наследовании доли или бизнес-актива.

Например, участник ООО готовит сделку с долей. До удостоверения нужно показать документы общества, сведения о доле, покупателе, цене и корпоративных согласованиях. Эти материалы используются для проверки и оформления сделки, но посторонний партнер, который в ней не участвует, не получает доступ к нотариальным документам по своему желанию.

Нотариальная тайна и коммерческая тайна: где проходит граница

Коммерческая тайна — это режим конфиденциальности, который вводит сама компания для защиты информации, имеющей коммерческую ценность. Такое определение закреплено в ст. 3 Федерального закона № 98-ФЗ «О коммерческой тайне».

Нотариальная тайна действует независимо от того, стоит ли на документе гриф «Коммерческая тайна». Если компания ввела такой режим, гриф помогает обозначить внутренний статус сведений для работников и контрагентов. Обязанность нотариуса хранить тайну возникает из закона и связи сведений с нотариальным действием.

На практике это удобно разделять так: компания сама решает, какие сведения считает коммерчески чувствительными, а нотариус при оформлении работает с теми материалами, которые нужны для проверки и удостоверения. Лишние внутренние расчеты, черновики переговоров и коммерческие планы лучше передавать только тогда, когда они действительно имеют значение для нотариального действия.

Что происходит с документами при обращении

Нотариус принимает документы, проверяет полномочия, анализирует содержание, разъясняет правовые последствия и оформляет результат в пределах своей компетенции. При совершении нотариального действия он обязан провести правовой анализ представленных документов, проектов документов и полученной информации. Такое правило закреплено в ст. 16 Основ законодательства РФ о нотариате.

Для предпринимателя это означает, что конфиденциальные материалы можно показывать нотариусу, если они нужны для сделки, доверенности, корпоративного действия, передачи документов или другого нотариального оформления. При этом объем сведений лучше связывать с конкретной задачей.

Если директор оформляет доверенность на сотрудника для подачи документов, в тексте нужны полномочия, данные представителя и адресат. Внутренние условия будущей сделки туда включают только при необходимости. Если удостоверяется сделка с долей ООО, без документов о доле, участниках и корпоративных требованиях уже не обойтись.

Кто может получить сведения о нотариальном действии

По общему правилу сведения и документы о совершенных нотариальных действиях выдаются заявителям — тем, кто обратился за совершением действия лично или через представителя. Посторонний участник рынка, конкурент, контрагент без участия в оформлении или бывший партнер компании не может получить такие сведения только из интереса.

Закон предусматривает специальные случаи, когда информация может быть предоставлена по запросам уполномоченных органов или направлена в установленном порядке. Поэтому нотариальная тайна защищает сведения от произвольного раскрытия, но не исключает передачу информации там, где такая обязанность прямо установлена законом. Ст. 5 Основ законодательства РФ о нотариате содержит правила о выдаче сведений заявителям и случаях предоставления информации по требованиям суда, прокуратуры, органов следствия, судебных приставов и других уполномоченных лиц.

Для бизнеса это особенно заметно при действиях, связанных с регистрацией изменений, корпоративными документами, наследственными свидетельствами, исполнительными надписями, передачей юридически значимых сообщений. Перед оформлением можно уточнить, кому будет выдан итоговый документ, какие сведения войдут в текст и потребуется ли направление информации в установленном законом порядке.

ЕИС нотариата: почему сведения не остаются только на бумаге

Нотариальные действия отражаются в Единой информационной системе нотариата. В нее включаются сведения о совершении нотариальных действий и иные сведения, предусмотренные Основами законодательства РФ о нотариате. Состав таких сведений определяется законом.

Передача сведений в ЕИС связана с организацией нотариальной деятельности и проверкой юридически значимых документов. Она не означает открытый доступ к содержанию договора, доверенности, протокола или документов бизнеса для всех желающих.

При этом отдельные публичные сервисы могут показывать ограниченный набор сведений, если это прямо предусмотрено законом. Например, проверочные сервисы позволяют убедиться в факте существования или отмены отдельных нотариальных документов, но не раскрывают весь текст и коммерческие условия сделки.

Что проверяет нотариус в документах бизнеса

Объем проверки зависит от нотариального действия. При обращении от имени компании нотариус устанавливает, кто действует от ее имени и чем подтверждены полномочия. Это может быть директор, представитель по доверенности, участник общества или иное уполномоченное лицо.

При удостоверении сделки дополнительно проверяются правоспособность юридического лица, полномочия представителей, волеизъявление сторон, документы на имущество или долю, согласия и ограничения. Если представитель действует по доверенности, значение имеет точный перечень полномочий: вправе ли он подписывать договор, получать документы, подавать заявления, передавать уведомления.

Чаще всего для проверки готовят:

• паспорт заявителя или представителя;
• устав и сведения о юридическом лице, если они нужны для действия;
• решение, протокол или иной корпоративный документ;
• доверенность представителя;
• документы на долю, имущество или право требования;
• согласия и подтверждения, если они требуются;
• проект договора, заявления, доверенности или уведомления.

Если между участниками общества или контрагентами уже есть спор, нотариус не разрешает его за стороны. Он может совершить только то действие, которое подтверждено документами и соответствует закону.

Как подготовить конфиденциальные материалы

Перед визитом лучше не отправлять весь архив компании. Гораздо полезнее собрать комплект под конкретное действие: сделка с долей, доверенность, передача уведомления, удостоверение подписи, оформление согласия, корпоративное решение.

Для внутренней подготовки удобно заранее ответить на несколько вопросов:

• какое нотариальное действие нужно совершить;
• кто будет обращаться от имени компании;
• какие полномочия нужно подтвердить;
• какие сведения в документах чувствительны для компании;
• кто получит итоговый документ;
• должен ли документ передаваться другому лицу;
• нужен ли бумажный или электронный формат;
• есть ли в компании режим коммерческой тайны.

Например, компания направляет контрагенту уведомление через нотариуса. В текст включают сведения, которые нужны для юридически значимого сообщения: адресата, содержание требования, реквизиты договора, срок ответа. Внутренние расчеты и переговорные позиции стоит добавлять только при связи с целью передачи.

Ошибки, из-за которых конфиденциальность страдает

Первая ошибка — включать в текст больше сведений, чем требуется для действия. Доверенность на подачу документов не должна перегружаться внутренними условиями сделки, если представитель не будет их согласовывать или подписывать.

Вторая ошибка — направлять файлы без структуры. Когда нотариусу передают десятки документов без пояснений, сложнее понять, какие сведения относятся к действию, а какие являются черновыми или внутренними материалами. Лучше сразу обозначить цель обращения и составить понятный перечень приложений.

Третья ошибка — не обсуждать порядок выдачи результата. При сделке экземпляры получают стороны. При передаче документов адресат получает передаваемый материал. При корпоративных действиях часть сведений может использоваться для последующей регистрации. Эти вопросы лучше уточнять до подписания, пока можно проверить текст и состав документов.

Вопросы и ответы

Распространяется ли нотариальная тайна на сотрудников нотариальной конторы?

Да. Ст. 5 Основ законодательства РФ о нотариате запрещает разглашать сведения не только нотариусу, но и работникам нотариальной конторы. Обязанность сохраняется после увольнения.

Может ли контрагент узнать, какие документы компания приносила нотариусу?

Если контрагент не является заявителем и не участвует в нотариальном действии, по обычному запросу такие сведения ему не выдаются. Когда он участвует в сделке, он получает информацию в пределах своего участия и подписываемых документов.

Нужно ли ставить гриф «Коммерческая тайна» на документы для нотариуса?

Нотариальная тайна действует независимо от грифа. Если в компании введен режим коммерческой тайны, гриф помогает обозначить внутренний статус сведений, но обязанность нотариуса хранить тайну возникает из закона.

Можно ли попросить не включать часть сведений в нотариальный документ?

Содержание проекта можно обсудить до оформления. Нотариус поможет определить, какие сведения нужны для законности и дальнейшего использования документа. Если сведения обязательны для конкретного действия, исключить их только из соображений конфиденциальности может быть нельзя.

Попадает ли текст договора в открытый доступ после удостоверения?

Сам по себе удостоверенный договор не становится открытым для неограниченного круга лиц. Но отдельные сведения могут передаваться в реестры или уполномоченным органам, если это предусмотрено законом для конкретного нотариального действия.

Если вам нужно оформить документ для бизнеса и заранее понять, какие сведения войдут в нотариальный документ, кто сможет получить информацию и как подготовить конфиденциальные материалы, порядок действий можно уточнить у нотариуса Стрельченко Дениса Андреевича.