Протоколы и решения: когда требуется нотариус при оформлении протокола общего собрания участников

Протокол общего собрания участников ООО подтверждает, какие решения приняло общество: сменить директора, изменить устав, одобрить сделку, распределить прибыль, увеличить уставный капитал, принять нового участника. Для компании такой документ часто становится основанием для регистрации изменений в ЕГРЮЛ, работы с банком, контрагентами и внутренними корпоративными действиями.

Главный риск возникает тогда, когда решение приняли, протокол подписали, но способ подтверждения решения выбран неверно. В результате документ могут не принять, а само решение может стать спорным. Подробнее о том, как нотариус удостоверяет протокол общего собрания участников и когда его участие обязательно, читайте в статье.

Протокол и подтверждение решения: в чем разница

Протокол фиксирует ход собрания: дату, место, участников, повестку, результаты голосования и принятые решения. Но для ООО важен еще один вопрос — как подтвержден факт принятия решения и состав участников, присутствовавших при его принятии.

Для общего собрания участников ООО действует правило: принятие решения и состав участников подтверждаются нотариально, если иной способ не предусмотрен уставом общества или единогласным решением участников (пп. 3 п. 3 ст. 67.1 ГК РФ). Иным способом может быть, например, подписание протокола всеми участниками с использованием технических средств, позволяющих достоверно установить факт принятия решения.

Например, участники подписали протокол о принятии нового устава , но действующий устав не предусматривает альтернативный способ подтверждения, а нотариуса на собрании не было. Такой документ может вызвать вопросы при дальнейшем обращении, потому что порядок подтверждения решения не соблюден.

Когда нотариус нужен обязательно

Обращение к нотариусу необходимо, если устав ООО не содержит альтернативного способа подтверждения решений и участники не приняли надлежащее единогласное решение о таком способе. В этой ситуации нотариус участвует в заседании и выдает свидетельство об удостоверении факта принятия решения органом юридического лица и о составе участников, присутствовавших при принятии решения (ст. 103.10 Основ законодательства РФ о нотариате).

Есть решения, где нотариальное подтверждение требуется независимо от привычного порядка в компании. К таким относятся: назначение единоличного исполнительного органа общества, решения об увеличении уставного капитала, решения о заключении договора конвертируемого займа с последующим увеличением уставного капитала компании, решение о принятии альтернативного способа подтверждения решений.

Что проверяет нотариус перед собранием

Нотариус устанавливает, кто вправе участвовать в собрании и голосовать по вопросам повестки. Для этого проверяются сведения об ООО, устав, состав участников, размеры долей, полномочия руководителя, представителей и лица, которое организует заседание.

Если участник действует через представителя, нотариус изучает доверенность. В ней должны быть полномочия на участие в собрании и голосование по соответствующим вопросам. Общей фразы о представлении интересов иногда недостаточно, особенно если повестка касается устава, директора, крупной сделки или уставного капитала.

Нотариус также проверяет документы о созыве собрания и повестку. Если участника не уведомили или вопрос не был включен в повестку надлежащим образом, решение может стать уязвимым. Нотариальная проверка помогает выявить такие риски до удостоверения результата.

Какие документы подготовить

Комплект зависит от вопроса, который выносится на собрание. Обычно для нотариального удостоверения решения подают:

• устав ООО и сведения о применении типового устава, если он используется;
• актуальные сведения об обществе: ОГРН, ИНН, наименование;
• список участников с размерами долей;
• паспорта участников или представителей;
• доверенности представителей;
• документы о полномочиях руководителя;
• уведомления о созыве собрания и подтверждения их направления;
• проект повестки, протокола и решений;
• документы по вопросу повестки: новая редакция устава, сведения о директоре, материалы по сделке, документы по уставному капиталу.

Если собрание связано с регистрацией изменений в ЕГРЮЛ, заранее готовят заявление в налоговый орган и пакет документов, которые необходимо направить на регистрацию. Нотариус проверяет связь между решением, протоколом и документами, которые затем будут использоваться для регистрации или подтверждения полномочий.

Как проходит удостоверение решения

Нотариус присутствует при проведении заседания. Он устанавливает личности участников, проверяет полномочия, фиксирует состав присутствующих и право голоса. Затем участники рассматривают вопросы повестки и голосуют.

После голосования нотариус удостоверяет факт принятия решения и состав участников, присутствовавших при его принятии. Общество получает нотариальное свидетельство. Сам протокол при этом остается корпоративным документом общества, а свидетельство нотариуса подтверждает ключевые юридические факты заседания.

Например, участники приняли решение о смене директора. Нотариус удостоверил факт принятия решения и состав присутствующих. При последующей подаче документов в банк или контрагентам у общества есть документ, подтверждающий, что решение принято с соблюдением нотариального порядка.

Если в обществе один участник

В ООО с одним участником общее собрание не проводится: участник принимает решение единолично. Нотариальное удостоверение такого решения требуется в случаях, когда это прямо предусмотрено законом, например при: назначении единоличного исполнительного органа общества, принятии альтернативного способа подтверждения решений, увеличении уставного капитала. В иных ситуациях необходимость нотариального подтверждения зависит от содержания решения, устава и требований к дальнейшей регистрации.

По просьбе единственного участника нотариус удостоверяет факт принятия решения единственным участником юридического лица и выдает свидетельство (ст. 103.10-1 Основ законодательства РФ о нотариате). Если единственный участник принимает решение о назначении директора и удостоверяет его у нотариуса, нотариус в предусмотренном законом порядке направляет заявление о внесении изменений в ЕГРЮЛ.

Вопросы и ответы

Нужно ли звать нотариуса на каждое собрание ООО?

Не всегда. Если устав содержит законный альтернативный способ подтверждения решений, его можно применять для обычных вопросов. Для отдельных решений, например об увеличении уставного капитала, нотариальное подтверждение требуется независимо от устава.

Что будет, если протокол оформили без нотариуса?

Если нотариальное подтверждение было необходимо, решение может считаться ненадлежаще подтвержденным, а в спорной ситуации — ничтожным по правилам, применяемым судами к нарушениям ст. 67.1 ГК РФ. Такой протокол могут не принять для регистрации изменений или использовать как основание для корпоративного спора.

Может ли представитель участвовать в собрании у нотариуса?

Да, если доверенность дает право участвовать в собрании и голосовать по вопросам повестки. Нотариус проверит полномочия представителя до удостоверения решения.

Нужно ли нотариально удостоверять протокол при смене директора?

Да, с 01 сентября 2024 года решение об избрании или назначении директора ООО нужно удостоверять у нотариуса.

Если вам нужно удостоверить решение общего собрания участников, проверить устав и подготовить документы для корпоративного решения, получить подробную консультацию можно у нотариуса Стрельченко Дениса Андреевича.