Равнозначность электронного документа бумажному

Электронные документы все чаще используют в сделках, корпоративных процедурах, наследственных делах, банковских вопросах и при работе с представителями. Но на практике иногда нужен бумажный экземпляр: для предъявления в организацию, передачи человеку, включения в комплект документов или работы там, где принимают документы на бумаге.

В такой ситуации можно обратиться к нотариусу за удостоверением равнозначности документа на бумажном носителе электронному документу. Нотариус проверяет электронный документ, изготавливает бумажный экземпляр и удостоверяет, что его содержание тождественно представленному электронному документу. Бумажный документ, изготовленный нотариусом, имеет ту же юридическую силу, что и электронный документ, равнозначность которому удостоверена нотариусом (ст. 103.9 Основ законодательства РФ о нотариате).

Подробнее о том, как оформить равнозначность электронного документа бумажному у нотариуса, читайте в нашей статье.

Когда нужна бумажная версия электронного документа

Равнозначность нужна, когда документ существует в электронном виде, но предъявить его нужно на бумаге. Это часто происходит, если документ был создан удаленно, подписан электронной подписью или передан из другого города.

К нотариусу обращаются, когда нужно получить на бумаге:

• электронную доверенность;
• электронное согласие;
• заявление;
• нотариальное свидетельство;
• документ для наследственного дела;
• документ для сделки;
• документ для банка, организации или представителя.

Например, представитель получил электронную доверенность, но организация просит бумажный экземпляр. Он обращается к нотариусу, который проверяет электронный документ и изготавливает бумажный равнозначный документ. Так представитель получает документ в форме, удобной для предъявления.

Чем равнозначный документ отличается от распечатки

Самостоятельная распечатка электронного файла не подтверждает, что документ подписан действительной электронной подписью и после подписания не менялся. Нотариальный порядок решает именно эту задачу: нотариус проверяет электронный документ и удостоверяет совпадение его содержания с изготовленным бумажным экземпляром.

Например, человеку переслали файл доверенности на электронную почту. Он может распечатать файл дома, но такая распечатка не будет нотариально удостоверенным бумажным документом. Для использования в юридически значимой ситуации требуется обращение к нотариусу.

Каким должен быть электронный документ

Для удостоверения равнозначности нотариусу предъявляют электронный документ. Он должен быть подписан квалифицированной электронной подписью. Нотариус проверяет действительность подписи и ее принадлежность по правилам законодательства об электронной подписи (ст. 103.9 Основ законодательства РФ о нотариате; Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).

Перед визитом нужно проверить:

• есть ли у вас сам электронный файл;
• сохранена ли электронная подпись;
• открывается ли документ без повреждений;
• принимает ли адресат бумажный равнозначный экземпляр;
• нужны ли дополнительные документы к основному файлу.

Например, заявителю прислали только PDF без файла подписи и без возможности проверить подписанта. Нотариус не сможет удостоверить равнозначность при отсутствии необходимой электронной подписи. Для процедуры важен не внешний вид файла, а возможность проверить его юридическое происхождение.

Как проходит оформление у нотариуса

Процедура обычно занимает один визит, если электронный документ технически пригоден для проверки. Заявитель предъявляет паспорт и передает электронный документ способом, который позволяет нотариусу его проверить.

Порядок выглядит так:

• нотариус устанавливает личность заявителя;
• получает электронный документ;
• проверяет квалифицированную электронную подпись;
• изготавливает документ на бумаге;
• проставляет удостоверительную надпись;
• выдает бумажный экземпляр заявителю.

Например, наследник получил электронное заявление, подписанное квалифицированной электронной подписью, и хочет передать его в бумажный комплект документов. Нотариус проверяет подпись и изготавливает бумажный равнозначный документ. Наследнику не приходится просить автора документа заново подписывать бумажный вариант.

Когда процедура не подойдет

Равнозначность электронного документа бумажному помогает сохранить юридическую силу при смене формы документа, но она не исправляет ошибки в содержании. Если в доверенности нет нужных полномочий, бумажный равнозначный экземпляр не добавит их. Если адресат требует оригинал другого вида, нужно заранее уточнить требования.

Также нужно учитывать ограничения, связанные с видом документа. Для обратной процедуры — перевода бумажного документа в электронный — нельзя использовать документы, удостоверяющие личность, и сделки в простой письменной форме (ст. 103.8 Основ законодательства РФ о нотариате). Эти ограничения важны, когда стороны планируют сначала создать документ на бумаге, а затем передавать его в электронной форме.

Например, для сделки нужна доверенность на продажу квартиры, но в электронном документе указано только право собирать справки. Нотариус может изготовить бумажный равнозначный экземпляр, однако представитель не сможет подписать договор продажи. Равнозначность сохраняет содержание документа, поэтому исходный текст должен подходить для нужного действия.

Вопросы и ответы

Это то же самое, что заверить копию?

Нет. Нотариальная копия подтверждает соответствие копии предъявленному документу. Равнозначность электронного документа бумажному создает бумажный экземпляр из электронного документа с сохранением юридической силы.

Можно ли принести файл на флешке или переслать на почту нотариуса?

Да, файл можно направить на электронную почту нотариуса. Документы на флеш носителях не принимаются из соображений информационной безопасности.

Можно ли получить несколько бумажных экземпляров?

Да, если это требуется для разных адресатов. Количество экземпляров нужно назвать до оформления.

Адресат обязан принять такой документ?

Равнозначный документ имеет юридическую силу электронного документа, из которого он изготовлен. Но технические требования конкретного банка, организации или ведомства стоит уточнить до визита.

Если вам нужно получить бумажный экземпляр электронного документа, проверить возможность удостоверения равнозначности и подготовить документ для сделки, наследственного дела, банка или представителя, получить подробную консультацию можно у нотариуса Стрельченко Дениса Андреевича.