Равнозначность электронного документа бумажному

Равнозначность электронного документа бумажному: как нотариус подтверждает силу документа в другой форме

Документ может быть юридически значимым, но неудобным для передачи. Бумажный оригинал лежит у владельца, а получатель просит файл. Электронный документ подписан квалифицированной электронной подписью, но адресату нужен экземпляр на бумаге. Обычный скан или самостоятельная распечатка часто создают вопросы: кто изготовил файл, совпадает ли содержание, можно ли проверить подпись, примет ли документ организация.

В таких ситуациях обращаются к нотариусу для удостоверения равнозначности. Нотариус переводит документ из одной формы в другую и подтверждает тождественность содержания в пределах нотариального действия. Подробнее о том, как нотариус подтверждает равнозначность электронного документа бумажному, читайте в статье.

Два маршрута одного документа

Равнозначность работает в двух направлениях:

1. Бумажный документ становится электронным. Нотариус изготавливает электронный образ документа на бумажном носителе и подписывает его своей квалифицированной электронной подписью. Такой электронный документ имеет ту же юридическую силу, что и представленный бумажный документ (ст. 103.8 Основ законодательства РФ о нотариате).
2. Электронный документ становится бумажным. Нотариус изготавливает документ на бумажном носителе, содержание которого соответствует представленному электронному документу. Для этого исходный электронный документ должен быть подписан квалифицированной электронной подписью. Подпись лица, от которого исходит документ, проверяется с подтверждением ее принадлежности заявителю (ст. 103.9 Основ законодательства РФ о нотариате).

Например, директор подписал электронное заявление своей квалифицированной электронной подписью, а партнеру нужен бумажный экземпляр. Нотариус проверит подпись заявителя и изготовит бумажный документ с удостоверением равнозначности. Бумажный экземпляр будет связан с проверенным электронным источником.

Когда бумагу переводят в электронный файл

Бумажный документ переводят в электронный вид, когда его нужно быстро направить в другой город, передать в электронный документооборот или использовать без пересылки оригинала. Это удобно для документов, которые уже существуют на бумаге и должны попасть к адресату в электронном формате.

Для такой процедуры могут подойти нотариально удостоверенные доверенности и согласия, свидетельства, справки, документы об образовании, корпоративные документы, если закон допускает удостоверение равнозначности. Нотариус оценивает сам документ: читаемость текста, реквизиты, целостность листов, наличие подписей, печатей, приложений и иных элементов, влияющих на содержание.

Есть запреты. Равнозначный электронный документ по этой процедуре не изготавливается в отношении сделок, заключенных в простой письменной форме, и документов, удостоверяющих личность (ст. 103.8 Основ законодательства РФ о нотариате). Паспорт, водительское удостоверение, договор купли-продажи в простой письменной форме требуют иного подхода.

Например, человеку нужно направить нотариально удостоверенное согласие родственнику, который находится в другом регионе. Нотариус изготовит электронный документ с бумажного экземпляра и подпишет его своей квалифицированной электронной подписью. Адресат получит файл, юридически равнозначный документу, представленному нотариусу.

Когда электронный файл выводят на бумагу

Электронный документ выводят на бумагу, если он изначально создан и подписан в электронной форме, а получатель работает с бумажными документами. Самостоятельная распечатка передает видимое содержание файла, но не дает нотариального подтверждения проверки квалифицированной электронной подписи.

Для нотариуса важен полный комплект электронных данных. Подпись может быть встроена в файл или храниться отдельно. При отдельной подписи обычно нужны исходный документ и файл подписи. Иногда значение имеет архив, вложения, имя файла, формат и структура пакета документов.

Нотариус проверяет электронный документ, квалифицированную электронную подпись и принадлежность подписи заявителю. Затем изготавливает бумажный документ с удостоверением равнозначности.

Например, участник электронного документооборота подписал документ своей квалифицированной электронной подписью и должен представить его в бумажном виде. Нотариус проверит электронную подпись и оформит бумажный экземпляр. Такой документ подтверждает тождественность содержанию электронного файла и факт нотариальной проверки подписи.

Где проходит граница между копией и равнозначным документом

Скан, фотография и распечатка помогают передать информацию, но сами по себе обычно не подтверждают юридическую связь с исходным документом. При нотариальном удостоверении равнозначности документ изготавливает нотариус, а результат оформляется в предусмотренном законом порядке.

Нотариус подтверждает тождественность содержания при преобразовании документа. Он не устанавливает истинность всех фактов, которые указаны внутри документа, если это выходит за пределы данного нотариального действия. Если в справке указаны сведения о работе, нотариус проверяет соответствие изготовленного документа исходному. Достоверность стажа относится к компетенции органа или организации, выдавших справку.

Такой подход снижает риск отказа из-за обычной копии, поврежденного файла, непроверенной подписи, нечитаемых реквизитов или сомнений в том, кто изготовил документ в другой форме.

Что взять с собой и что сохранить в электронном виде

При переводе бумажного документа в электронный вид заявитель приносит паспорт и сам документ на бумаге. Представитель дополнительно подает документ, подтверждающий полномочия. Если обращается представитель организации, нотариус проверяет статус юридического лица и право действовать от его имени.

При переводе электронного документа на бумагу готовят исходный файл, файл квалифицированной электронной подписи при отдельной подписи, сведения о сертификате, паспорт заявителя и документы о полномочиях, если заявитель действует от имени организации.

Файлы лучше передавать в первоначальном виде. Изменение формата, пересохранение документа, удаление вложений или потеря файла подписи могут помешать проверке.

Например, заявитель приносит только распечатку электронного документа с отметкой о подписании. По распечатке нельзя проверить квалифицированную электронную подпись как электронную подпись. Для удостоверения равнозначности бумажного документа электронному нотариусу нужен электронный источник и данные подписи.

Как используется готовый документ

После удостоверения заявитель получает результат в той форме, которая нужна для передачи адресату.

При переводе бумаги в электронный вид заявитель получает электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью нотариуса. Его можно направить получателю электронно, если получатель принимает такой формат и располагает средствами проверки подписи.

При переводе электронного документа на бумагу заявитель получает бумажный документ с нотариальным удостоверением равнозначности. Такой экземпляр используют там, где требуется документ на материальном носителе.

Если документ готовят для иностранного органа, нужно заранее уточнить требования к переводу, апостилю или консульской легализации. Принятие документа за рубежом зависит от правил конкретной страны и органа, которому документ представляют.

Вопросы и ответы

Можно ли удостоверить равнозначность, если электронная подпись просрочена?

Нотариус проверяет подпись и сертификат по правилам, применимым к конкретному электронному документу. Возможность удостоверения зависит от результата такой проверки.

Можно ли отправить равнозначный электронный документ через мессенджер?

Технический способ передачи лучше согласовать с адресатом. Важно, чтобы получатель получил файл полностью и мог проверить квалифицированную электронную подпись нотариуса.

Что делать, если файл подписи потерян?

При отдельной подписи без файла подписи проверка может оказаться невозможной. Стоит запросить полный комплект документов у лица или организации, которые направляли электронный документ.

Нужно ли хранить бумажный оригинал после получения электронного документа?

Да, если оригинал имеет самостоятельное значение для заявителя или может понадобиться позднее. Удостоверение равнозначности помогает использовать документ в другой форме, но вопрос хранения исходника зависит от цели и вида документа.

Можно ли преобразовать документ повторно?

Возможность зависит от вида документа, формы исходного экземпляра и требований закона. Нотариус оценит конкретный документ перед совершением нотариального действия.

Если вам нужно перевести бумажный документ в электронный вид или получить бумажный экземпляр электронного документа с подтверждением равнозначности, получить подробную консультацию можно у нотариуса Стрельченко Дениса Андреевича.