Удостоверение равнозначности документа и его электронной версии

Справка, свидетельство или иной юридически значимый документ есть на бумаге, а передать его нужно в электронном виде. Возможна и обратная ситуация: документ существует как электронный файл с квалифицированной электронной подписью, а для дальнейшего использования требуется бумажный вариант.

Обычный скан бумажного документа или самостоятельная распечатка электронного файла сами по себе не подтверждают их нотариальную равнозначность исходнику. Для этого предусмотрено отдельное нотариальное действие — удостоверение равнозначности документа.

Нотариус подтверждает тождественность содержания документа, изготовленного в другой форме, содержанию представленного исходника. После совершения нотариального действия изготовленный документ имеет ту же юридическую силу, что и исходный документ, равнозначность которому удостоверена. Такие правила закреплены в ст. 103.8 и 103.9 Основ законодательства РФ о нотариате.

Бумага нужна в электронном виде: что именно делает нотариус

Если исходник существует на бумаге, нотариус изготавливает его электронный образ и подписывает файл своей квалифицированной электронной подписью. В результате заявитель получает электронный документ, содержание которого нотариально подтверждено как тождественное представленному бумажному исходнику.

Такой вариант может потребоваться, например, когда справку, свидетельство или другой документ предстоит передать адресату в электронном виде и требуется сохранить юридическую силу бумажного оригинала.

На прием следует взять:

• паспорт или другой документ, необходимый для установления личности;
• бумажный исходник полностью, со всеми листами и приложениями;
• документы о полномочиях, если характер обращения требует их подтверждения.

Если электронный документ впоследствии будет направляться конкретной организации, заранее полезно уточнить, в каком формате она принимает файлы и каким способом их следует передавать.

Есть два прямых ограничения. По ст. 103.8 Основ законодательства РФ о нотариате удостоверить равнозначность электронного документа бумажному исходнику нельзя в отношении сделок, заключенных в простой письменной форме, и документов, удостоверяющих личность. Поэтому эта процедура, например, не используется для создания равнозначной электронной версии паспорта или договора, который стороны заключили в простой письменной форме.

Электронный документ требуется получить на бумаге

Обратный порядок регулирует ст. 103.9 Основ законодательства РФ о нотариате. Нотариусу представляют электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью. Нотариус проверяет эту подпись и подтверждает ее принадлежность заявителю. После этого при соблюдении требований закона изготавливается документ на бумажном носителе, равнозначный электронному исходнику.

Например, руководитель организации подписал электронный акт своей квалифицированной электронной подписью. Если ему требуется бумажный документ, равнозначный подписанному электронному файлу, он может представить нотариусу исходный электронный документ для проверки подписи и последующего изготовления бумажного варианта.

Для проверки документа, подписанного квалифицированной электронной подписью потребуется сам подписанный электронный документ и соответствующий файл подписи. 

Исходные электронные данные должны позволять проверить квалифицированную электронную подпись.

Почему качество исходника имеет значение

При переводе бумаги в электронную форму нотариусу требуется документ, содержание которого можно точно воспроизвести. Текст и реквизиты должны читаться, а все листы и приложения — быть представлены в составе исходника. Требования к документам, представляемым для совершения нотариального действия, установлены Основами законодательства РФ о нотариате.

С электронным исходником проверка выглядит иначе. Файл должен открываться средствами, используемыми для совершения нотариального действия, а квалифицированная электронная подпись должна поддаваться проверке.

Поэтому до обращения стоит проверить:

• сохранились ли все страницы бумажного документа;
• представлены ли приложения, если они являются его частью;
• подписан ли электронный файл квалифицированной электронной подписью;
• кому принадлежит эта подпись;
• сохранен ли файл подписи;
• требуется ли сменить бумажную форму на электронную, электронную на бумажную либо изменить формат уже существующего электронного документа.

Такая подготовка помогает сразу определить, какое нотариальное действие соответствует ситуации.

Конвертация электронного документа — отдельная процедура

Иногда менять носитель вообще не требуется. Документ уже существует в электронной форме, однако нужен в другом электронном формате. Для такого случая действует ст. 103.9-1 Основ законодательства РФ о нотариате.

Нотариус преобразует представленный электронный документ с помощью специальных средств Единой информационной системы нотариата, удостоверяет тождественность содержания и подписывает полученный файл своей квалифицированной электронной подписью. Новый электронный документ получает ту же юридическую силу, что и представленный исходник.

Для этой процедуры предусмотрен особый порядок: конвертация электронного документа совершается только удаленно по правилам ст. 44.3 Основ законодательства РФ о нотариате. Заявление и необходимые электронные документы направляются через предусмотренные законом информационные системы.

Удостоверение равнозначности по ст. 103.8 и 103.9 в перечень удаленных нотариальных действий ст. 44.3 не входит. При переводе бумажного исходника в электронный вид нотариусу необходимо предъявить саму бумагу, а при переводе электронного документа на бумагу проводится проверка КЭП заявителя.

Что именно подтверждает удостоверение равнозначности

Нотариальное действие подтверждает тождественность содержания двух форм документа. Например, сведения из бумажного свидетельства воспроизводятся в изготовленном электронном документе без изменения содержания.

При этом удостоверение равнозначности само по себе не подтверждает истинность каждого факта, который указан внутри исходника. Если в справке содержатся сведения о каких-либо обстоятельствах, нотариус в рамках этой процедуры не устанавливает их заново. Проверяется документ и соблюдение требований, необходимых для его преобразования.

Это различие особенно полезно учитывать, когда электронный или бумажный результат затем планируется использовать для другого юридически значимого действия.

Вопросы и ответы

Можно ли принести нотариусу фотографию бумажного документа из телефона?

Для удостоверения равнозначности по ст. 103.8 требуется сам документ на бумажном носителе. Фотография или обычный скан его не заменяют. Нотариусу необходимо изготовить электронный образ непосредственно с представленного бумажного исходника.

Подойдет ли электронный документ с простой электронной подписью?

Для изготовления равнозначного бумажного документа по ст. 103.9 требуется квалифицированная электронная подпись. Возможность использовать простую или неквалифицированную подпись регулируется другими нормами и соглашениями сторон, однако для этого нотариального действия закон прямо устанавливает требование о КЭП.

Что делать, если электронный файл подписан другим человеком?

Ст. 103.9 требует подтвердить принадлежность квалифицированной электронной подписи заявителю. Если документ подписан другим лицом, возможность использовать именно эту процедуру следует уточнить до обращения. Одной передачи файла от его владельца другому человеку для выполнения этого требования недостаточно.

Может ли нотариус исправить ошибку в исходном документе при переводе в другую форму?

Удостоверение равнозначности связано с точным воспроизведением содержания исходника. Изменение текста нарушило бы тождественность двух документов. Если в исходнике есть ошибка, вопрос об исправлении следует решать с лицом или организацией, которые вправе оформить соответствующий документ.

Можно ли изменить формат электронного файла без посещения нотариальной конторы?

Для конвертации по ст. 103.9-1 предусмотрен именно удаленный порядок. Это отдельное нотариальное действие, которое совершается через Единую информационную систему нотариата в порядке ст. 44.3 Основ законодательства РФ о нотариате.

Если вам нужно определить, подходит ли конкретный бумажный или электронный документ для удостоверения равнозначности, какие исходные файлы подготовить и какое нотариальное действие выбрать, эти вопросы можно заранее обсудить с нотариусом Стрельченко Денисом Андреевичем.