Удостоверение решений единственного участника ООО: нужен ли нотариус или достаточно подписи

В ООО с одним участником многие решения выглядят технически простыми: участник сам принимает решение, подписывает документ и передает его в банк, налоговую, контрагенту или нотариусу для дальнейшего действия. На практике важно заранее определить способ подтверждения решения. Для одних ситуаций нужна нотариальная процедура, для других подпись участника подходит только при наличии надлежащего основания.

Ошибка в способе оформления может привести к отказу в регистрации изменений, вопросам со стороны банка, спору о полномочиях директора или сомнениям в действительности корпоративного документа. Поэтому перед подписанием важно понять, относится ли решение к тем случаям, где требуется нотариус.

Подробнее о том, как нотариус удостоверяет решения единственного участника ООО, читайте в статье.

Почему вопрос не сводится к подписи

Если в обществе один участник, общее собрание не проводится. Решения по вопросам компетенции общего собрания принимает единственный участник общества единолично и оформляет их письменно (ст. 39 Федерального закона № 14-ФЗ).

Письменная форма не всегда отвечает на вопрос о нотариальном подтверждении. Нужно проверить:

• какой вопрос решает участник;
• есть ли специальное требование закона;
• что указано в уставе общества;
• установлен ли альтернативный способ подтверждения решений;
• куда решение будут подавать;
• повлечет ли оно изменения в ЕГРЮЛ;
• понадобится ли документ для банка, сделки, регистрации или нотариального действия.

Для решений единственного участника применяется удостоверение факта принятия решения. Нотариус выдает свидетельство, подтверждающее, что решение принято конкретным лицом, имеющим право действовать как единственный участник (ст. 103.10-1 Основ законодательства РФ о нотариате).

Например, единственный участник решил сменить директора. Такое решение подлежит обязательному нотариальному удостоверению. Нотариус проверит статус участника и после удостоверения решения о назначении директора направит заявление в регистрирующий орган в электронной форме. 

Когда нотариальное удостоверение требуется

Нотариус нужен, если закон связывает конкретное решение с обязательным нотариальным подтверждением. Например, участнику необходимо назначить нового директора, принять альтернативный способ подтверждения решений или увеличить уставный капитал. Требование о нотариальном удостоверении, установленное для решений участников ООО, распространяется и на решения единственного участника (пп. 3 п. 3 ст. 67.1 ГК РФ; Обзор судебной практики Верховного Суда РФ от 25.12.2019).

Например, единственный участник увеличивает уставный капитал за счет дополнительного вклада. Подписанного решения без нотариального удостоверения для такого действия недостаточно. Нотариус подтвердит факт принятия решения, а документ можно будет использовать для дальнейшей регистрации изменений.

Когда может быть достаточно подписи участника

Подписи единственного участника может быть достаточно, если для конкретного решения нет специального требования о нотариальном удостоверении, а в уставе общества уже предусмотрен альтернативный способ подтверждения решений единственного участника либо такой способ был ранее установлен надлежащим образом.

Если устав молчит и отдельный способ подтверждения не вводился, решение, принятое после 25 декабря 2019 года, может вызвать вопросы при использовании во внешнем обороте. В такой ситуации нужно заранее проверить у нотариуса, требуется ли нотариальное удостоверение факта принятия решения.

Подписанное решение чаще используют для внутренних вопросов, которые не затрагивают сведения ЕГРЮЛ, не требуют обязательной нотариальной формы и не предъявляются как подтверждение полномочий в значимой внешней процедуре. Это могут быть организационные решения внутри общества, если устав допускает такой порядок.

Например, единственный участник утверждает внутренний регламент работы компании. Если устав предусматривает подтверждение решений подписью участника и закон не требует нотариального удостоверения для такого вопроса, документ можно оформить без обращения к нотариусу. Для решений, которые будут подаваться в налоговую, банк или использоваться при сделке, порядок оформления нужно проверять отдельно.

Что именно проверяет нотариус

При удостоверении решения единственного участника нотариус проверяет не только текст документа. Нотариус устанавливает личность участника, его полномочия и право на принятие решения (ст. 103.10-1 Основ законодательства РФ о нотариате).

Проверка обычно включает:

• паспорт или иной подходящий документ, удостоверяющий личность;
• сведения об ООО;
• устав общества;
• сведения ЕГРЮЛ;
• сведения об оплате уставного капитала;
• подтверждение, что лицо является единственным участником;
• документы по вопросу, который решается;
• полномочия представителя, если от имени участника действует представитель;
• соответствие решения закону и уставу.

Если единственный участник — юридическое лицо, нотариус проверяет, кто вправе действовать от имени этой организации: руководитель, представитель по доверенности или иное уполномоченное лицо. В таком случае подают документы по двум организациям: по ООО, где принимается решение, и по участнику-юридическому лицу.

Какие документы подготовить

Состав документов зависит от содержания решения. Для предварительной подготовки обычно нужны:

• паспорт участника;
• ОГРН, ИНН и наименование ООО;
• устав общества;
• документы, подтверждающие оплату уставного капитала;
• проект решения, если он уже подготовлен;
• документы по вопросу решения;
• данные нового директора, если решение связано с назначением руководителя;
• документы об оплате уставного капитала и вкладах, если решается вопрос об увеличении капитала;
• доверенность представителя, если участник действует через представителя.

Если решение связано с изменениями в уставе, сменой директора, увеличением уставного капитала или иным регистрационным действием, нотариус может запросить дополнительные документы. Перечень лучше уточнить до визита, чтобы не переносить оформление.

Например, участник хочет назначить нового директора. Для проверки понадобятся данные общества, сведения о действующем и новом руководителе, устав и документы, подтверждающие статус участника. Нотариус сможет оценить, достаточно ли этих данных для удостоверения решения и последующей электронной подачи заявления.

Как проходит удостоверение решения

Сначала участник сообщает нотариусу, какое решение нужно принять и для какой цели оно будет использоваться. Нотариус проверяет документы, устав, сведения об обществе и статус заявителя. Затем подготавливается текст решения либо проверяется проект, принесенный заявителем.

После проверки участник принимает решение в нотариальной процедуре. Нотариус удостоверяет факт принятия решения и выдает свидетельство. Если удостоверяется решение об избрании или назначении единоличного исполнительного органа, нотариус направляет заявление о внесении изменений в ЕГРЮЛ в электронной форме не позднее следующего рабочего дня после удостоверения такого решения (ст. 103.10-1 Основ законодательства РФ о нотариате).

Заявитель получает документ, который подтверждает факт принятия решения и полномочия лица, его принявшего. Такое свидетельство помогает подтвердить корпоративное действие перед налоговым органом, банком, контрагентом или другим нотариусом.

Риски при неправильном оформлении

Основной риск — документ не примут там, где он должен использоваться. Отказ может возникнуть из-за отсутствия нотариального удостоверения, противоречия уставу, ошибки в данных участника, неточного описания решения или неподтвержденных полномочий.

Для бизнеса это может означать задержку регистрации изменений, невозможность подтвердить полномочия директора, вопросы при открытии или обслуживании счета, перенос сделки или необходимость заново оформлять корпоративные документы.

Например, участник подписал решение об увеличении уставного капитала без нотариуса и передал документы для регистрации. Такое решение не отвечает требованию о нотариальном подтверждении факта его принятия. В результате процедуру придется оформлять заново с участием нотариуса.

Вопросы и ответы

Можно ли сначала подписать решение дома, а потом принести его нотариусу?

Для удостоверения факта принятия решения нужно заранее согласовать порядок с нотариусом. Уже подписанный документ может не заменить нотариальную процедуру, если требуется именно удостоверение факта принятия решения.

Нужно ли удостоверять решение о смене юридического адреса?

Это зависит от устава, содержания решения и регистрационного действия. Если одновременно меняется устав или требуются документы для ЕГРЮЛ, порядок нужно проверить у нотариуса до подачи документов.

Может ли представитель принять решение за единственного участника?

Может, если у него есть надлежащие полномочия, подходящие для конкретного решения. Нотариус проверяет доверенность и оценивает, допускает ли она принятие именно такого корпоративного решения.

Если единственный участник является директором, нотариус все равно нужен?

Совпадение участника и директора не отменяет требования к форме решения. Важно содержание решения, устав, наличие альтернативного способа подтверждения и цель использования документа.

Что делать, если банк требует нотариальное подтверждение решения?

Нужно показать нотариусу решение, которое нужно подтвердить. Нотариус проверит, возможно ли удостоверить факт принятия решения и какие документы для этого нужны.

Если вам нужно удостоверить решение единственного участника ООО и понять, достаточно ли подписи в вашей ситуации, получить подробную консультацию можно у нотариуса Стрельченко Дениса Андреевича.