Выдача дубликатов нотариально удостоверенных документов: когда это возможно и как запросить

Нотариальный документ может потеряться при переезде, остаться у родственника, испортиться после залива квартиры, исчезнуть вместе с папкой старых бумаг. Иногда человек помнит, что оформлял доверенность, завещание, договор или свидетельство у нотариуса, но на руках уже ничего нет.

В такой ситуации обычно спрашивают: можно ли восстановить документ через нотариуса. Ответ зависит от вида документа, от того, кто обращается за дубликатом, и от того, хранится ли экземпляр утраченного документа в делах нотариальной конторы или нотариальном архиве.

Выдача дубликатов нотариально удостоверенных документов регулируется ст. 52 Основ законодательства РФ о нотариате. Дубликат выдается при утрате документа, выражающего содержание нотариально удостоверенной сделки, исполнительной надписи или нотариального свидетельства, если экземпляр такого документа хранится в делах нотариальной конторы. Обратиться может лицо, от имени или по поручению которого совершалось соответствующее нотариальное действие, его представитель или правопреемник.

Сначала нужно понять, какой именно документ утрачен

Для клиента слово «дубликат» часто означает любую повторную выдачу бумаги. В нотариальной практике это более точная ситуация. Дубликат выдают вместо утраченного нотариального документа, если закон позволяет выдать его конкретному заявителю и если у нотариуса или в нотариальном архиве хранится экземпляр такого документа.

Другой пример — наследник нашел сведения о завещании, но сам экземпляр у него отсутствует. После смерти завещателя дубликат нотариально удостоверенного завещания может быть выдан лицам, прямо указанным в ст. 52 Основ: наследникам по завещанию, отказополучателям, исполнителю завещания. Поэтому заранее потребуется свидетельство о смерти завещателя и документы, подтверждающие личность заявителя.

Дубликат, копия и повторная распечатка: в чем разница для заявителя

Нотариальная копия подтверждает верность копии представленному документу. Для ее оформления человек приносит оригинал, а нотариус свидетельствует, что копия соответствует предъявленному экземпляру. Если оригинал утерян, такой путь уже не подходит.

Дубликат выдается из материалов нотариального дела или архива. Он нужен, когда утрачен именно нотариальный документ, а у нотариуса или в нотариальном архиве есть экземпляр, позволяющий восстановить его содержание. На практике это могут быть нотариально удостоверенные сделки, нотариальные свидетельства, исполнительные надписи и другие документы, если они относятся к случаям, предусмотренным законом.

Повторная распечатка файла, фотография старого документа или скан из переписки не заменяют дубликат. Они могут помочь найти реквизиты: дату, фамилию нотариуса, номер в реестре, стороны документа. Но сам дубликат выдается только после проверки права заявителя и материалов, которые хранятся у нотариуса или в архиве.

Кто вправе запросить дубликат

Главное ограничение связано с нотариальной тайной. Сведения о нотариальных действиях выдаются заявителям, которые обращались за совершением этих действий, самостоятельно или через представителя, если иное не установлено Основами законодательства РФ о нотариате. Это правило закреплено в ст. 5 Основ.

Обычно за дубликатом обращается сам человек, от имени или по поручению которого совершалось нотариальное действие. Также обратиться может его представитель, если полномочия подтверждены доверенностью, или правопреемник, если право на получение дубликата связано с правопреемством и подтверждается документами.

От имени юридического лица обращается руководитель, представитель по доверенности либо правопреемник организации. Если заявитель действует через представителя, в доверенности должны быть полномочия на получение дубликата или документов, связанных с конкретным нотариальным действием.

По завещаниям действует особый порядок. При жизни завещателя сведения о завещании охраняются тайной, и постороннее лицо получить дубликат не может. После смерти завещателя дубликат может быть выдан наследникам по завещанию, отказополучателям, исполнителю завещания. В отдельных случаях, если указанные в завещании наследники умерли, вопрос решается с учетом документов о смерти и наследственных прав их наследников.

Где искать документ, если нотариус больше не работает

Иногда документ был удостоверен много лет назад, а нотариус сменил адрес, прекратил полномочия или архив передан в другое место. Это не закрывает вопрос автоматически. Нужно выяснить, где находятся нотариальные дела.

Если документ хранится у действующего нотариуса, заявление подается ему. Если нотариальный архив передан нотариальной палате, заявителя могут сориентировать по порядку обращения в архив. Ст. 52 Основ законодательства РФ о нотариате предусматривает, что копия нотариального документа, выданная из нотариального архива нотариальной палатой, приравнивается к дубликату нотариального документа.

Для поиска пригодятся любые данные: примерная дата оформления, фамилия нотариуса, населенный пункт, вид документа, участники, номер реестровой записи, сохранившаяся копия или скан. Чем точнее сведения, тем быстрее можно найти нужное нотариальное действие.

Какие документы подготовить для запроса

Для выдачи дубликата нотариус должен установить личность заявителя и проверить, вправе ли он получить документ. Если обращается представитель, проверяются его полномочия. Если речь идет о юридическом лице, дополнительно смотрят, кто действует от имени организации.

Обычно готовят:

• паспорт заявителя;
• сведения о документе: дата, вид, нотариус, стороны, номер по реестру при наличии;
• копию или фото утраченного документа, если сохранились;
• доверенность представителя, если обращается представитель;
• документы о полномочиях руководителя юридического лица;
• документы о правопреемстве, если дубликат запрашивает правопреемник;
• свидетельство о смерти завещателя при запросе дубликата завещания после его смерти;
• документы, подтверждающие право заявителя на получение дубликата в особых случаях.

Если человек просит дубликат договора, связанного с недвижимостью, могут понадобиться документы, подтверждающие его отношение к объекту или право собственности. Ст. 52 Основ отдельно предусматривает возможность выдачи дубликата договора, на основании которого прежним собственником было построено или приобретено здание либо строение, лицу, подтвердившему право собственности на соответствующий объект.

Почему нотариус может запросить дополнительные сведения

Дубликат связан с уже совершенным нотариальным действием. Поэтому нотариус не составляет новый текст по памяти заявителя и не восстанавливает условия со слов. Он проверяет материалы, хранящиеся в делах нотариальной конторы или архиве, а также право заявителя получить документ.

Дополнительные вопросы обычно возникают, когда заявитель не помнит дату оформления, фамилию нотариуса, точное название документа или участников. Иногда человек уверен, что оформлял документ у нотариуса, а на деле у него была простая письменная расписка, копия, проект договора или документ, удостоверенный в другом месте. В такой ситуации дубликат выдать нельзя, потому что у нотариуса отсутствует соответствующее нотариальное действие.

Еще одна частая причина задержки — обращается лицо, которое не участвовало в нотариальном действии и не подтверждает право на получение сведений. Нотариальная тайна сохраняется и после утраты документа. Поэтому родственник, бывший партнер, контрагент или сотрудник компании должен подтвердить полномочия либо специальное основание, предусмотренное законом.

Как подается заявление и что получает заявитель

Заявление о выдаче дубликата подается нотариусу, у которого хранится документ, либо в порядке, который подскажет нотариальная палата, если дело находится в архиве. В заявлении указывают, какой документ утрачен, когда примерно он был удостоверен, кто участвовал в нотариальном действии и зачем нужен дубликат.

После проверки нотариус выдает дубликат утраченного документа. В нем воспроизводится содержание нотариального документа в пределах материалов, которые хранятся в нотариальном деле. Выдача проводится с соблюдением требований ст. 5 и ст. 50 Основ законодательства РФ о нотариате, то есть с учетом нотариальной тайны и регистрации нотариального действия.

Полученный дубликат подтверждает содержание утраченного нотариального документа и может использоваться там, где требуется представить такой нотариальный документ, если для конкретной ситуации не установлены специальные требования. Например, он может понадобиться для подтверждения содержания нотариально удостоверенной сделки, использования в наследственном деле, предъявления нотариального свидетельства или иного документа по месту требования.

Что лучше уточнить заранее

Перед обращением стоит не только спросить, можно ли выдать дубликат, но и описать всю ситуацию. Это поможет понять, к кому обращаться, какие документы взять и есть ли у заявителя право на получение.

Полезно заранее уточнить:

• у какого нотариуса или в каком городе оформлялся документ;
• сохранились ли копия, скан, фото или реквизиты;
• кто именно просит дубликат и какое отношение имеет к документу;
• нужен ли представитель и какие полномочия указать в доверенности;
• относится ли документ к завещанию, наследству, сделке, юридическому лицу;
• есть ли документы, подтверждающие правопреемство;
• находится ли архив у нотариуса или передан в нотариальную палату;
• какие документы подтвердят право заявителя на получение дубликата.

Такой пример встречается при утрате нотариально удостоверенного договора. Человек приходит с просьбой «выдать копию старой сделки», но не помнит год и нотариуса. Если сохранилась хотя бы фотография первой страницы, поиск становится проще: видны дата, стороны, реестровый номер или место удостоверения.

Вопросы и ответы

Можно ли получить дубликат любого нотариального документа?

Дубликат выдается не по каждому утраченному документу. Нужны два условия: документ относится к тем, по которым возможна выдача дубликата, и его экземпляр должен храниться в делах нотариуса либо в нотариальном архиве.

Что делать, если я не помню фамилию нотариуса?

Сначала соберите любые сведения: город, примерную дату, вид документа, имена участников, старые копии, фото, переписку, где упоминается документ. По этим данным можно уточнять, где может храниться нотариальное дело. Если нотариус прекратил работу, вопрос может решаться через нотариальную палату соответствующего региона.

Можно ли получить дубликат завещания при жизни завещателя?

При жизни завещателя сведения о завещании охраняются нотариальной тайной. Посторонние лица получить дубликат завещания не могут. После смерти завещателя закон допускает выдачу дубликата указанным в завещании наследникам, отказополучателям и исполнителю завещания.

Нужно ли объяснять, почему документ утрачен?

В заявлении обычно указывают, что документ утрачен. Главная проверка связана с правом заявителя получить дубликат и наличием экземпляра документа в нотариальном деле или архиве. Если есть копия или фото утраченного документа, их стоит взять с собой.

Если вам нужно запросить дубликат нотариально удостоверенного документа, восстановить сведения о старом нотариальном действии или понять, какие документы подтвердят ваше право на получение дубликата, порядок обращения можно уточнить у нотариуса Стрельченко Дениса Андреевича.