Выдача дубликатов нотариальных документов: куда обращаться при утрате

Нотариальный договор, свидетельство о праве на наследство или завещание могут потеряться при переезде, повреждении архива домашних бумаг, смене владельца недвижимости. Иногда утрата обнаруживается через несколько лет, когда документ снова требуется для оформления юридически значимого действия.

Выдача дубликатов предусмотрена для определенных нотариальных документов. Основное условие установлено ст. 52 Основ законодательства РФ о нотариате: ранее выданный документ должен быть утрачен, а его экземпляр — храниться в делах нотариуса. Если нотариальные дела уже переданы в нотариальный архив, применяется специальный порядок получения копии из архива. Такая копия приравнивается законом к дубликату.

Поэтому начинать лучше с двух вопросов: какой именно документ утрачен и где сейчас находится нотариальное дело. От этого зависит дальнейший порядок обращения.

Дубликат выдают только для предусмотренных законом документов

Возможность получить дубликат распространяется на документы, прямо перечисленные в ст. 52 Основ законодательства РФ о нотариате. Речь идет о документе, выражающем содержание нотариально удостоверенной сделки, исполнительной надписи и нотариальном свидетельстве, если соответствующий экземпляр находится на хранении.

На практике вопрос о дубликате может возникнуть при утрате:

• нотариально удостоверенного договора;
• нотариально удостоверенного завещания;
• свидетельства о праве на наследство;
• другого нотариального свидетельства, подпадающего под правила ст. 52 Основ;
• исполнительной надписи.

Сам факт того, что когда-то совершалось нотариальное действие, еще не означает возможности получить дубликат любого связанного с ним документа. Нотариус сначала устанавливает вид совершенного действия и проверяет, относится ли запрашиваемый документ к предусмотренным законом случаям.

Если экземпляр сделки сохранился в нотариальном деле и заявитель относится к числу лиц, которым закон разрешает получить дубликат, можно обратиться с письменным заявлением о его выдаче. Сам дубликат при этом не меняет содержание первоначального документа.

Кто имеет право запросить утраченный документ

Нотариальные документы содержат сведения, охраняемые нотариальной тайной. Поэтому получить дубликат только по причине заинтересованности в содержании документа нельзя.

По общему правилу письменное заявление вправе подать:

• лицо, от имени или по поручению которого совершалось соответствующее нотариальное действие;
• представитель такого лица;
• его правопреемник.

Эти правила прямо закреплены в ст. 52 Основ законодательства РФ о нотариате. Нотариус устанавливает личность обратившегося по правилам ст. 42 Основ. Если заявление подает представитель, дополнительно проверяются его полномочия согласно ст. 43 Основ.

Правопреемнику потребуется подтвердить основание, по которому к нему перешли соответствующие права. Конкретный перечень подтверждений зависит от ситуации.

Есть и специальное правило для недвижимости. Дубликат договора, на основании которого прежний собственник построил или приобрел здание либо строение, может быть выдан нынешнему собственнику, подтвердившему свое право собственности на соответствующий объект.

С завещанием действует отдельное правило

Завещание требует особого режима доступа. После смерти завещателя дубликат нотариально удостоверенного завещания может быть выдан указанному в нем наследнику, отказополучателю или исполнителю завещания. Такое исключение прямо предусмотрено ст. 52 Основ законодательства РФ о нотариате.

Предположим, после смерти наследодателя родственники нашли сведения о составленном завещании, однако бумажного экземпляра среди его вещей нет. Для получения дубликата значение имеет содержание самого завещания и статус обратившегося лица. Одного факта родства с наследодателем для выдачи дубликата завещания по этому основанию недостаточно.

До смерти завещателя действует нотариальная тайна. Получить содержание его завещания постороннее лицо по собственной инициативе не может.

Как найти нужное нотариальное дело

Главная практическая сложность часто связана с давностью оформления. Человек помнит, что подписывал договор или иной документ, но уже не знает точную дату, реестровый номер или даже фамилию нотариуса.

Для поиска полезно собрать любые сохранившиеся сведения:

• фамилию, имя и отчество лица, на имя которого оформлялся документ;
• вид нотариального действия;
• примерный год и месяц оформления;
• фамилию нотариуса;
• город или нотариальный округ;
• сведения о других участниках сделки;
• реестровый номер, если он известен;
• фотографию, скан либо старую копию утраченного экземпляра.

Чем точнее исходные сведения, тем легче определить место хранения дела. Старый скан сам по себе дубликатом не становится, однако реквизиты с него могут существенно упростить поиск.

Если нотариус продолжает деятельность и дело находится у него на хранении, вопрос о выдаче дубликата рассматривается по месту хранения экземпляра. Если нотариальные документы переданы в нотариальный архив нотариальной палаты субъекта РФ, сведения и копии предоставляются уже по правилам работы такого архива. Организация хранения и использования архивных нотариальных документов регулируется приказом Минюста России от 14.12.2022 № 395.

Копия нотариального документа, выданная нотариальной палатой из нотариального архива, в силу ст. 52 Основ приравнивается к дубликату нотариального документа.

Что проверят перед выдачей

Для выдачи дубликата одного сообщения об утрате недостаточно. Нужно подтвердить личность заявителя и его право получить сведения из соответствующего нотариального дела.

В зависимости от обстоятельств могут потребоваться:

• паспорт заявителя;
• письменное заявление о выдаче дубликата;
• известные реквизиты утраченного документа;
• доверенность или иной документ о полномочиях представителя;
• документы, подтверждающие правопреемство;
• сведения о смерти завещателя, когда запрашивается дубликат завещания после его смерти;
• документы о праве собственности — для специального случая, предусмотренного ст. 52 Основ.

Перед выдачей нотариус проверяет личность заявителя, наличие необходимого экземпляра в деле и предусмотренное законом право на получение дубликата. Полномочия представителя также подлежат проверке. Совершенное нотариальное действие регистрируется в установленном порядке, что следует из ст. 50 и 52 Основ законодательства РФ о нотариате.

Поэтому перед визитом полезно сообщить, какой документ утрачен, когда примерно его оформляли и кем является заявитель по отношению к этому нотариальному действию. Это помогает заранее определить, какие подтверждения понадобятся.

Что меняется после получения дубликата

Дубликат воспроизводит содержание ранее существовавшего нотариального документа. Его получение не приводит к совершению исходного нотариального действия заново.

Дубликат договора не изменяет его условия. Дубликат свидетельства также отражает сведения документа, который был выдан ранее.

Это особенно полезно учитывать, если утраченный документ оформлялся давно. Перед обращением стоит уточнить, нужен ли именно дубликат и сохранило ли значение первоначальное нотариальное действие для той цели, ради которой документ требуется сейчас.

Вопросы и ответы

Можно ли получить второй экземпляр, если оригинал сохранился?

Ст. 52 Основ связывает выдачу дубликата с утратой ранее выданного документа. Поэтому заявление о дубликате подается именно в связи с утратой. Если нужен другой вид подтверждения сведений о нотариальном действии, подходящий вариант лучше уточнить с учетом конкретной цели обращения.

Что делать, если фамилия нотариуса неизвестна?

Для начала стоит собрать сведения о времени и месте оформления, участниках и виде нотариального действия. Сохранившаяся копия, фотография документа или его реквизиты значительно облегчают поиск. После установления места хранения станет понятно, куда направлять заявление.

Может ли родственник забрать дубликат вместо владельца документа?

Само родство права на получение дубликата обычно не создает. Заявитель должен входить в установленный ст. 52 Основ круг лиц либо иметь надлежащие полномочия представителя. Для завещаний после смерти завещателя законом предусмотрены специальные правила.

Если нотариус прекратил работу, документ уже невозможно получить?

Прекращение деятельности нотариуса само по себе не лишает возможности получить сведения из сохранившихся нотариальных дел. Документы могут быть переданы другому ответственному хранителю либо в нотариальный архив. Поэтому сначала устанавливают место хранения соответствующего дела.

Можно ли заказать дубликат полностью дистанционно?

Выдача дубликата по ст. 52 Основ не включена в перечень нотариальных действий, совершаемых удаленно по ст. 44.3 Основ законодательства РФ о нотариате. Если дело находится в нотариальном архиве, порядок обращения и предоставления архивного документа определяется правилами работы нотариального архива. Способ подачи запроса и получения результата лучше уточнить непосредственно по месту хранения дела.

Если утрачен нотариально удостоверенный договор, завещание, свидетельство или другой документ, подпадающий под правила выдачи дубликатов, у нотариуса Стрельченко Дениса Андреевича можно уточнить, где искать соответствующее нотариальное дело, какие сведения подготовить и какие документы подтвердят право заявителя на получение дубликата.