Как оформить машиночитаемую доверенность у нотариуса

Как оформить машиночитаемую доверенность у нотариуса

С 1 сентября 2024 года вступают в силу требования по обязательному использованию машиночитаемых доверенностей (МЧД) для юридически значимого документооборота с государственными органами. Это касается как юридических лиц, так и индивидуальных предпринимателей. В ряде случаев требуется обязательное нотариальное удостоверение такой доверенности.

Что такое машиночитаемая доверенность

Машиночитаемая доверенность — это электронный документ в формате XML, подписанный квалифицированной электронной подписью (УКЭП) руководителя организации или индивидуального предпринимателя. Документ содержит сведения о доверителе, представителе, сроке действия и перечне полномочий.

Полномочия указываются с помощью кодов, содержащихся в официальном классификаторе, опубликованном в Единой системе нормативной справочной информации (ЕСНСИ). При необходимости допускается описание полномочий в текстовой форме.

В каких случаях требуется машиночитаемая доверенность

МЧД необходима при совершении юридически значимых действий в электронном формате. В частности, с помощью МЧД уполномоченные лица могут:

• подавать отчетность в налоговые органы и внебюджетные фонды;
• подписывать договоры и иные документы в отношениях с контрагентами;
• работать с государственными информационными системами, такими как ЕГАИС, ФТС, «Честный знак»;
• подавать документы в Росреестр и другие ведомства через Госуслуги.

С 2024 года удостоверяющие центры больше не выпускают УКЭП на сотрудников организаций, поэтому юридически значимые действия должны сопровождаться МЧД от имени юридического лица. В некоторых случаях закон требует нотариального удостоверения, например:

• если доверенность выдается в порядке передоверия;
• если МЧД используется для сделок, подлежащих государственной регистрации (например, договоры долевого участия в строительстве);
• если в доверенности участвуют несовершеннолетние или ограниченно дееспособные лица.

Оформление машиночитаемой доверенности через нотариуса

Нотариусы используют единую информационную систему нотариата, которая интегрирована с блокчейн-реестром ФНС. Это позволяет быстро и точно оформить даже сложные МЧД, включая доверенности на нескольких представителей, с многоуровневой системой полномочий.

Процедура включает:

• установление личности доверителя;
• проверку полномочий представителя юридического лица;
• формирование и подписание МЧД на планшете;
• заверение документа квалифицированной электронной подписью нотариуса;
• направление МЧД в реестр ФНС.

Как проверить или отозвать машиночитаемую доверенность

Все МЧД регистрируются в едином распределённом реестре доверенностей ФНС. Проверка доверенности осуществляется по реестровому номеру или ИНН доверителя. Наличие действующей МЧД исключает необходимость ее повторного предоставления — достаточно ссылки на реестр.

При необходимости доверенность можно отозвать. Для этого используется:

• портал Госуслуг;
• сервисы ФНС;
• нотариальная контора (если МЧД была оформлена у нотариуса).

После подачи заявления об отзыве, информация о недействительности доверенности появляется в реестре в течение суток. Рекомендуемый формат заявления установлен письмом ФНС от 20.01.2022 № ЕА-4-26/534@.

Следует отметить, что при смене руководителя организации МЧД, выданная ранее, продолжает действовать, так как доверенность оформляется от имени юридического лица, а не от физического лица.

Машиночитаемая доверенность становится неотъемлемой частью электронного юридического оборота. Ее использование обеспечивает прозрачность, достоверность и юридическую силу совершаемых действий. В ситуациях, требующих нотариального удостоверения или высокой юридической точности, обращение к нотариусу позволяет избежать рисков и сэкономить время.

Если необходимо оформить МЧД с нотариальным удостоверением, рекомендуется заранее согласовать текст доверенности с нотариусом и записаться на прием. Это особенно актуально в условиях срочной подачи документов или при отсутствии действующей УКЭП у руководителя.