Машиночитаемая доверенность: что это и как работать с МЧД в 2025 году

С 1 сентября 2023 года для подписания уполномоченным представителем электронных документов индивидуальных предпринимателей (ИП) и юридических лиц, обязательно использовать машиночитаемые доверенности единого формата (МЧД). 

Что такое машиночитаемая доверенность

МЧД представляет собой электронный документ, созданный в формате XML и подписанный квалифицированной электронной подписью руководителя организации или индивидуального предпринимателя. Он предоставляет доверенному лицу полномочия, аналогичные обычной доверенности. 

Назначение и преимущества МЧД

С момента введения МЧД удостоверяющие центры не будут выдавать электронные подписи для сотрудников организаций. При оформлении пакета документов уполномоченный сотрудник будет подписывать электронный документ своей личной усиленной квалифицированная электронной подписью с обязательным приложением МЧД. Такая связка позволяет:

• Сдачу отчётности в налоговые органы и бюджетные фонды;
• Заключение договоров, подписание актов и писем при взаимодействии с контрагентами;
• Подачу документов в различные государственные информационные системы (например, «Честный знак», ЕГАИС, ФТС, Минтруд);
• Работу с личными кабинетами на портале Госуслуг;
• Заверение документов в пределах полномочий, установленных руководителем.

Машиночитаемая доверенность имеет значительные преимущества перед её бумажной версией. Благодаря современным технологиям, таким как электронная подпись и шифрование, подлинность такой доверенности можно быстро проверить через государственные системы, что сокращает время оформления и снижает вероятность ошибок. Кроме того, использование цифровых документов уменьшает затраты на хранение и транспортировку, делая документооборот более удобным и надежным.

Содержание МЧД

Чтобы работать с доверенностями было удобно, Минцифры РФ разработало единый формат МЧД. Их устанавливает Приказ Минцифры РФ от 18.08.2021 № 857. 

Доверенность должна включать:

1. информация о доверенности — название и номер, срок действия;

2. данные доверителя — физлица, ИП или юрлица;

3. данные представителя и полномочия, которые он получает;

4. возможность передоверия;

5. электронная подпись, которой подписана МЧД.

Классификатор полномочий

При формировании машиночитаемой доверенности полномочия сотрудника выбираются из единого справочника – классификатора полномочий.

Полномочия представителя зафиксированы в виде специального кода согласно классификатору, размещенному на портале единой системы нормативно-справочной информации. На данный момент список насчитывает более 1700 кодов, отражающих различные виды полномочий. Если нужного кода нет, полномочия можно прописать текстом.

Оформление МЧД через нотариуса

В системе нотариата действует Единая Информационная Система (ЕИС), где создан сервис по формированию МЧД. Он позволяет составлять даже сложные доверенности для юридических лиц с многоуровневой структурой управления и несколькими представителями.

Сервис поддерживает сохранение черновых версий, что даёт возможность предварительно согласовать документ с доверителем.

Процедура оформления МЧД включает в себя:

• Проверку паспорта доверителя.
• Контроль статуса и полномочий представителя.
• Подписание доверителем на электронном планшете.
• Заверение МЧД электронной подписью нотариуса.

После заверения нотариус направляет документ в единое блокчейн хранилище МЧД – единый распределённый реестр ФНС России, к которому подключена также нотариальная палата, либо на электронную почту, указанную заявителем. 

Проверка, передоверие и отмена машиночитаемой доверенности

Упомянутое ранее Единое блокчейн хранилище машиночитаемых доверенностей (МЧД) — распределенный реестр ФНС России является важным инструментом в работе МЧД. Через него можно отслеживать статус электронного документа, а также оперативно проверять наличие, совершать отмену и  отслеживать полномочия.

Как передоверить МЧД?

В доверенности можно предусмотреть право последующего передоверия. 

Оно позволит передать как все указанные полномочия, так и отдельные. Объем полномочий устанавливает доверитель. Однако при этом не допускается превышение объема полномочий по основной доверенности.

Передоверие оформляется аналогичным образом, как и стандартная доверенность, но при этом инициатором передоверия выступает поверенный, получивший полномочия по первоначальной доверенности.

Как доверителю отменить МЧД?

Для отмены доверенности необходимо обратится к нотариусу. 

Сама процедура представляет собой следующие последовательные действия: 

1. Формирование распоряжения на отмену;
2. Подписание распоряжения квалифицированной электронной подписью лица, которое является доверителем;
3. Регистрация распоряжения в специализированном реестре нотариальной палаты;
4. Если МЧД хранится в распределенном реестре ФНС России, то распоряжение на отмену МЧД необходимо так же загрузить. Распоряжение будет направлено в реестр нотариальной палаты автоматически;
5. Действие МЧД будет отменено на следующий день после размещения распоряжения в реестре нотариальной палаты.

Внедрение машиночитаемых доверенностей единого формата с 1 сентября 2023 года представляет собой важный шаг к цифровизации документооборота, повышению его безопасности и упрощению административных процедур для бизнеса и государственных органов.