Осмотр корпоративной почты для обеспечения доказательств

В 2024 году многие организации используют возможности электронного документооборота и электронной связи. Например, многие кадровые вопросы решаются с использованием корпоративной почты. А частности, отдел кадров рассылает по служебной почте сотрудникам внутренний регламент компании и различные инструкции в электронной форме. Работодатели также поступают с поручениями и распоряжениями. 

Впоследствии вся эта переписка может помочь работодателю доказать некачественное исполнение работником своих обязанностей или правомерность увольнения. О том, когда пригодится нотариальное обеспечение доказательств в виде осмотра корпоративной почты и как его можно использовать, расскажем о нашей статье.

Зачем нужен осмотр корпоративной почты нотариусом?

Для начала нужно отметить, что далеко не вся переписка по электронной почте может стать надлежащим доказательством в суде, даже в случае удостоверения ее нотариусом. Например, нельзя уведомить сотрудника о сокращении штата по электронной почте. Так как в соответствии с ч. 2 ст. 180 ТК РФ о предстоящем сокращении работник должен быть предупрежден персонально в письменной форме и под подпись как минимум за 2 месяца до увольнения.

Аналогичная ситуация и с рассылкой по электронной почте правил внутреннего распорядка и локальных нормативных актов. В частности, суды считают ознакомление работника с политикой безопасности по электронной почте не соответствующей закону. Поэтому перед тем как пригласить нотариуса для осмотра корпоративной почты, целесообразно удостовериться, что такой вариант взаимодействия между работником и работодателем действительно соответствует Трудовому кодексу.

При этом, если в локальных нормативных актах предприятия было указано, что распоряжения, данные по электронной почте, обязательны к выполнению, то осмотр и фиксация переписки нотариусом станет прекрасным доказательством в суде.

Это позволит зафиксировать доказательства пока они являются доступными с помощью нотариуса. Работодатель сможет не просто предоставить в суд текст отправленных и полученных сообщений, но и подтвердить из отправителя и получателя. 

Нотариальный осмотр корпоративной переписки предупреждает возможность изменить содержание электронной информации работником или работодателем. Поэтому лучше обратиться к нотариусу для обеспечения доказательств как можно раньше, хотя это можно сделать на любом этапе судебного разбирательства.

Например, если работодатель считает, что работник станет оспаривать увольнение, то подготовить доказательства стоит заранее.

Как проходит осмотр корпоративной почты нотариусом?

Процедура осмотра корпоративной почты осуществляется следующим образом: 

1. Работодатель подает письменное заявление нотариусу, чтобы пригласить его на проведение осмотра.
2. Нотариус осматривает компьютер или ноутбук, и удостоверяет факт наличия необходимых электронных писем.
3. После осмотра нотариус составляет протокол с описанием своих действий, фиксацией лиц, которые были отправителем и получателем писем, содержанием и временем, когда они были отправлены и получены.
4. Распечатки переписки прикладываются к протоколу.
5. После чего протокол скрепляется печатью и подписью нотариуса, и подписями лиц, участвующих в осмотре.

Периодически возникают споры, можно ли отнести осмотр переписки в электронном почтовом ящике к случаям, которые требуют безотлагательного осмотра? Считается, что заинтересованные лица не имеют возможности каким-то образом повлиять на содержимое почтового ящика или ограничить доступ к нему. Однако, в случае с корпоративной электронной почты возможно, что к сообщениям будут иметь доступ другие заинтересованные лица, кроме заявителя. 

Именно из-за неоднозначности этой ситуации нотариус должен оценить основания для безотлагательного обеспечения доказательств в каждом конкретном случае индивидуально.

Когда протокол осмотра корпоративной почты нотариусом навредит работодателю?

Важно помнить, что проверка корпоративной электронной почты работника может быть незаконной. Дело в том, что даже корпоративная электронная почта конкретного сотрудника защищена тайной переписки. Однако она распространяется только на личные сообщения.

Следовательно, если работодатель не ввел запрет на использование корпоративной почты в личных целях и не предупредил об этом работника под подпись, то осмотр почты работника будет незаконным.

И это несет для работодателя сразу несколько негативных последствий:

• во-первых, протокол обеспечения доказательств в такой ситуации не будет принят судом, так как доказательство получено незаконным путем;
• во-вторых, в судебном процессе будет зафиксировано, что работодатель нарушил тайну переписки. В связи с чем работник получит возможность взыскать с него компенсацию морального вреда. 

Поэтому при оформлении доказательств лучше проводить осмотр корпоративной почты работодателя или других сотрудников, которые лично дали согласие на осмотр.

Нужна помощь в осмотре корпоративной почты или остались вопросы по обеспечению доказательств? Обратитесь в нашу нотариальную контору и получите бесплатную консультацию.