Как нотариус может придать электронным документам юридическую силу, равнозначную бумажным. Пошаговое оформление, необходимые документы и особенности процедуры.
С развитием электронного документооборота цифровые документы приобретают законную силу, аналогичную бумажным. Они подписываются электронной подписью и могут использоваться в правовых отношениях в соответствии с российским законодательством (ФЗ № 63-ФЗ). Однако некоторые документы допускается создавать исключительно на бумажном носителе.
С 1 июля 2014 года нотариусы получили право удостоверять равнозначность электронного документа бумажному и наоборот, что закреплено в статьях 103.8 и 103.9 закона «О нотариате». Это позволяет юридически приравнять цифровой документ к оригиналу на бумаге.
Цель нотариального заверения электронного документа
Процедура направлена на подтверждение тождественности содержания электронного документа бумажному оригиналу. Нотариус создаёт цифровую копию, заверяет её электронной подписью, и эта версия получает юридическую силу. Благодаря этому электронный документ становится равнозначным бумажному и может использоваться для официальных целей на всей территории России.
Случаи, когда требуется нотариус
Нотариально заверенная электронная копия может понадобиться:
- для отправки удалённым контрагентам;
- для представления в суд через электронные каналы;
- для экономии при пересылке документов по почте или курьером;
- когда стороны находятся в разных регионах и нужно подтвердить подлинность документа.
Например, при продаже квартиры продавец в Нижнем Новгороде не может лично присутствовать в Москве. Через нотариуса можно оформить доверенность в электронном виде, заверить её, отправить цифровую версию доверенному лицу. Нотариус затем может перевести электронный документ в бумажный вариант и заверить его, обеспечивая юридическую силу на обоих носителях.
Аналогично обрабатываются другие документы: согласия на сделки с недвижимостью, разрешения на выезд детей за границу, электронные копии свидетельств о браке и листов записей ЕГРЮЛ для юридических лиц.
Этапы процедуры нотариального заверения
- Клиент предоставляет нотариусу необходимые документы;
- Нотариус создаёт цифровую копию и подписывает её электронной подписью;
- Документ сохраняется на флеш-накопителе, облачном сервисе или отправляется по e-mail;
- При необходимости электронный документ переводится в бумажный вариант и заверяется нотариально.
Необходимые документы
Для физических лиц:
- паспорт;
- иностранным гражданам — нотариально заверенный перевод паспорта и справка о праве пребывания в РФ или вид на жительство.
Для юридических лиц:
- устав или регламент организации;
- документы, подтверждающие полномочия руководителя;
- выписка из ЕГРЮЛ, свидетельство ОГРН и ИНН;
- паспорт доверенного лица и нотариальная доверенность, если документы подает представитель.
Для иностранных организаций:
- устав;
- подтверждение руководительской должности;
- выписка из регистрационного реестра страны;
- удостоверение личности лица, подающего документы.
Все иностранные документы должны быть переведены на русский язык и нотариально заверены.
Ограничения процедуры
Не все документы можно удостоверять в электронном виде:
- паспорт и аналогичные документы;
- письменные сделки, которые требуют личного освидетельствования нотариусом.
Обратная процедура
Электронный документ может быть переведён в бумажный вариант. Нотариус проверяет подпись, подтверждает тождественность и заверяет документ.
Допустимы форматы документов: XML, КЭП, PKCS#7, DER (ФЗ РФ № 227 от 30.09.2020).
Новые нотариальные возможности упрощают юридический документооборот и делают его доступным для граждан и организаций, особенно при дистанционном взаимодействии. При необходимости нотариальной помощи рекомендуется обратиться к квалифицированному специалисту.
Оставить комментарий