Заверение электронной почты у нотариуса: порядок, стоимость и требования

Сегодня значительная часть деловой переписки и документооборота осуществляется через электронную почту. Однако такой формат общения имеет один важный риск: возможность удаления или потери сообщений, включая вложения, которые могут содержать критически важные данные для одной из сторон.

Чтобы зафиксировать информацию и сохранить её юридическую силу, переписку электронной почты можно заверить у нотариуса. В результате заявитель получает нотариальный протокол осмотра доказательств, который сохраняет содержание сообщений, адреса участников и другие ключевые данные. Такой документ рассматривается в суде наравне с другими доказательствами и не имеет срока давности.

Почему стоит заверять электронную переписку?

• Юридическая сила. Нотариальный протокол принимается судом без дополнительной проверки.
• Гарантия подлинности. Заверенные доказательства не вызывают сомнений в достоверности.
• Долговечность. Информация остаётся доступной даже при удалении почтового ящика.
• Скорость. Заверение обычно занимает от 30 минут до 2 рабочих дней.

Особенности использования электронной почты в деловых отношениях

Электронная почта является популярным инструментом для обмена деловой информацией. Однако её использование как доказательства в суде требует соблюдения нескольких условий:

1. В договоре между сторонами должно быть прописано, что электронная переписка является официальным способом связи.
2. Если такого условия нет, необходимо доказать, что стороны фактически вели переписку в рамках деловых отношений.

Заверение у нотариуса становится необходимым, если одна из сторон оспаривает принадлежность почтового адреса или содержание переписки. Для дополнительной проверки можно привлечь эксперта в области IT-технологий, чтобы подтвердить подлинность данных.

Когда требуется заверение переписки?

Чаще всего заверение электронной почты используется в следующих случаях:

• Согласование условий договоров.
• Уведомление о сроках выполнения работ или услуг.
• Отправка клиенту документов, таких как счета, акты, протоколы разногласий.
• Официальное уведомление об изменении реквизитов компании.

Требования суда к электронным доказательствам

Электронная переписка должна соответствовать следующим критериям:

• Сообщения имеют прямое отношение к делу.
• Доказана подлинность отправителя и получателя.
• Данные получены законным путём.
• Информация не вызывает сомнений в достоверности.

Нотариальное заверение помогает удовлетворить все эти требования. Протокол осмотра доказательств фиксирует информацию на бумаге и включает скриншоты сообщений.

Порядок заверения электронной почты у нотариуса

Процедура заверения включает следующие шаги:

1. Нотариус заходит на веб-страницу почтового сервиса с использованием логина и пароля заявителя.
2. Проводится трассировка сайта почтового агента для подтверждения подлинности сервера.
3. Сообщения осматриваются в хронологическом порядке.
4. Содержание переписки и вложенные файлы фиксируются на бумажных носителях.
5. Составляется протокол осмотра, в котором указываются технические детали и результаты осмотра.

Нотариус вправе не уведомлять другую сторону о заверении, если существует риск утраты доказательств.

Нотариальное заверение электронной почты — это надёжный способ сохранить юридическую значимость переписки. Заверенные документы гарантируют сохранность информации и её допустимость в суде. Протокол можно использовать в любое время, даже если почтовый ящик будет удалён или утрачены данные.