Нотариальный осмотр почтовых отправлений

Зачем нужен нотариальный осмотр почтовых отправлений?

Акционеры обратились в суд с иском о признании недействительным решения общего собрания акционеров. Они исходили из того, что акционерное общество не уведомило их о проведении собрания. Но представители общества отрицали это. Они пояснили, что перед собранием направили почтой уведомление о проведении собрания каждому акционеру. Вот только в конверте вместо уведомления была открытка с новогодним поздравлением… 

Таким нехитрым способом часто пользуются оппоненты в судах, недобросовестные компании, заказчики и исполнители услуг. Этот способ практикуется во всех сферах, где закон предусматривает обязанность уведомления с помощью почтовой связи. Ведь доказать, что на самом деле было в конверте, практически невозможно. 

Для этого есть только один реальный способ: провести нотариальный осмотр почтовых отправлений. О том, что это и как это сделать расскажем подробнее.

Зачем нужен нотариальный осмотр почтовых отправлений?

Вернемся к примеру про акционеров. По закону акционерное общество должно уведомить акционеров о проведении общего собрания. Если это не сделано, то решение собрания можно признать недействительным. 

Безусловно, расчет был на то, что узнать о содержимом конверта нельзя, не вскрыв его. А доказать, что в конверте больше ничего не было, невозможно.

Именно в такой ситуации пригодится нотариальный осмотр почтовых отправлений. Нотариус вскроет конверт и определит, соответствует ли вложенная информация описи вложения. Нотариус не просто посмотрит на вложения, он проведет фотосъемку всех документов, которые были вложены в конверт. Если речь идет об осмотре посылки или бандероли, ту фотосъемка будет проведена в отношении всех предметов, которые находились в почтовом отправлении.

После чего он оформит протокол обеспечения доказательств. Этот документ будет надлежащим доказательством в суде, который подтвердит содержание почтового отправления.

В данной ситуации протокол обеспечения доказательств гарантированно поможет акционерам выиграть процесс. Потому что неизвещение о месте и времени проведения общего собрания акционеров в соответствии с ФЗ «Об акционерных обществах» нарушает права и законные интересы акционеров.

Когда пригодится осмотр почтово-телеграфных отправлений?

Использовать нотариальный осмотр почтовых отправлений можно:

1. В семейных спорах.

Например, Ирина получила письмо от бывшего мужа. Когда она его вскрыла, внутри обнаружила чистый лист бумаги. Только через несколько месяцев женщина узнала, что ее бывший муж обратился в суд, чтобы уменьшить размер алиментов на ребенка. Чтобы женщина не знала его намерениях и не смогла участвовать в судебном процессе, вместо копии искового заявления он направил ей чистый лист.

2. В наследственных спорах.

Вероника решила оспорить завещание отца, а чтобы другие наследники не участвовали в процессе, направила им письмом чистые листы.

3. При спорах с контрагентами.

4. При спорах между участникам юридических лиц.

5. В спорах с управляющей компанией, ТСЖ или собственниками жилья.

По большому счету, использовать осмотр почтовых отправлений стоит в любой ситуации, когда у вас намечается или идет судебная тяжба.

Учтите! Осматривая почтовое отправление, нотариус указывает только на соответствие вложения описи вложения. Он не изучает содержание документов, не свидетельствуют их подлинность и соответствие с законодательством.

Грубо говоря, нотариус смотрит строчку в описи вложения. В ней указано: Акт выполненных работ от 5.02.2023. В конверте он находит документ, который озаглавлен: Акт выполненных работ от 5.02.2023. Нотариус изготавливает его фотографию и вносит информацию об этом в протокол обеспечения доказательств. 

А изучать, тот ли это документ, содержит ли он необходимую информацию, подлинный он или поддельный, уже будет суд. 

Здесь может возникнуть вопрос: может вообще не получается конверт? Пусть вернется отправителю. К сожалению, в этом случае будет считаться, что конверт не получен по вашей вине. А значит, вторая сторона докажет, что вы были уведомлены надлежащим образом.

Как заказать осмотр почтовых отправлений?

Заказать осмотр у нотариуса довольно просто. Главное, нужно найти нотариуса, который оказывает такую услугу. После чего подайте ему заявление об обеспечении доказательств. В заявлении укажите, для чего вам требуется нотариально подтвердить содержимое почтового отправления. Если между вами и отправителем уже есть судебный спор, вы можете указать его в качестве основания.

После получения заявления нотариус должен уведомить отправителя о нотариальном действии. Обычно для этого он отправляет письмо по юридическому адресу организации или месту регистрации гражданина.

Учтите! Нотариус не примет у вас заявление об обеспечении доказательств, если вы не предоставите ему информацию об адресе второй стороны конфликта. Как вариант, вы можете использовать обратный адрес, указанный на почтовом отправлении.

Чтобы ускорить процесс уведомления, вы можете предоставить нотариусу контактные телефоны второй стороны и известные вам адреса. 

Уведомление второй стороны необходимо для того, чтобы обеспечить равную защиту интересов для обеих сторон. Однако вторая сторона может не явиться на осмотр. Тогда процедура будет проведена в присутствии заявителя. И это не будет причиной для отмены нотариального действия.

Например, при рассмотрении иска об отмене нотариального действия, а именно протокола обеспечения доказательств по осмотру почтового отправления, истец настаивал на том, что его не уведомили о проведении нотариального действия.

Однако нотариус направил в суд отзыв, в котором пояснила, что после получения заявления о проведении нотариального действия она пыталась дозвониться до истца. Но трубку никто не брал и оставить телефонограмму было невозможно. После чего она посетила организацию по юридическому адресу. Там она выяснила, что по юридическому адресу компания только получает корреспонденцию, сотрудников там нет. В результате она отправила телеграммы по всем известным адресам компании, в общей сложности пять штук. Дополнительные уведомления были направлены посредством электронной почты. Суд учел эту информацию и решил, что нотариус приняла все возможные меры по уведомлению истца. Поэтому в отмене нотариального действия было отказано (Решение Василеостровского районного суда г. Санкт-Петербурга от 14.06.2018 по делу № 9-431/2017~М-1629/2017).

Как проходит и оформляется осмотр?

При обращении к нотариусу при себе необходимо иметь:

• Для физического лица — паспорт;
• Для юридического лица — Устав, ОГРН, ИНН, решение или протокол назначения исполнительного органа, паспорт представителя и доверенность.

Для более объективного подхода к осмотру отправления вы можете пригласить нотариуса для получения корреспонденции на почте. То есть, нотариус будет присутствовать в момент, когда вы получаете конверт у оператора почтового отделения или достаете его из ячейки для корреспонденции. После чего нотариус вложит его в другой конверт, опечатает его и подпишет. Также подпись на конверте должны поставить вы. И с этого момента конверт остается у нотариуса до момента вскрытия.

Помните! Если вы получили отправление без нотариуса, самостоятельно открывать конверт, бандероль или посылку нельзя.

Следующий этап будет происходить в нотариальной конторе. Нотариус вскроет конверты, осмотрит документы, сделает фотографии и подготовит протокол осмотра почтовых отправлений. Фотографии документов, вложенных в конверт, будут приобщены к протоколу в качестве приложения.

Нотариальный протокол не имеет срока давности. А значит вы сможете использовать его в любое время.

Сколько стоит нотариальный осмотр почтовых отправлений?

Стоимость нотариального осмотра почтовых отправлений состоит из госпошлины (3000 р.) и платы за оформление протокола (3000 р. за каждый лист протокола). За оформление приложения в 2023 году в Москве нужно оплатить 125 руб за каждый лист.

Получили письмо от контрагента или бывшего супруга? Может оказаться, что конверт содержит важную информацию. Чтобы сохранить ее для судебного процесса, стоит воспользоваться нотариальным осмотром почтовых отправлений. Оставьте заявку на сайте и запишитесь на предварительную консультацию.