Свидетельствование подлинности подписи директора у нотариуса

Директор часто подписывает документы от имени организации: заявления, уведомления, банковские документы, корпоративные формы, письма для контрагентов или документы для государственных органов. Иногда получателю недостаточно обычной подписи руководителя. Нужно нотариальное подтверждение, что документ подписал именно директор.

Такое нотариальное действие помогает снять вопрос об авторе подписи. Нотариус устанавливает личность руководителя, проверяет его полномочия и свидетельствует подлинность подписи на документе. При этом важно понимать пределы действия: нотариус подтверждает принадлежность подписи конкретному лицу, а факты, изложенные в документе, таким свидетельствованием не подтверждаются. Это правило закреплено в ст. 80 Основ законодательства РФ о нотариате.

Подробнее о том, когда нужно свидетельствование подлинности подписи директора и как проходит это нотариальное действие, читайте в нашей статье.

Когда директору нужно свидетельствовать подпись

Нотариальное свидетельствование подписи требуется, когда закон, государственный орган, банк, контрагент или внутренний порядок организации требует подтвержденную подпись руководителя.

На практике директор обращается к нотариусу для подписания:

• заявлений;
• уведомлений;
• документов для регистрирующих органов;
• банковских карточек и иных банковских документов;
• корпоративных документов;
• писем и заявлений, которые нужно направить другой организации;
• документов для участия в отдельных процедурах;
• документов, где получатель прямо требует нотариально засвидетельствованную подпись.

Например, организация направляет важное заявление контрагенту. Получателю нужно подтвердить, что документ подписал действующий директор, а не сотрудник без полномочий. В такой ситуации директор подписывает документ у нотариуса.

Что именно подтверждает нотариус

Нотариус свидетельствует, что подпись на документе сделана определенным лицом. В случае с директором это означает: подпись принадлежит конкретному гражданину, который обратился к нотариусу и подписал документ.

Нотариус также не подтверждает достоверность всех фактов, которые директор указал в тексте. Закон прямо устанавливает: при свидетельствовании подписи нотариус удостоверяет подпись конкретного лица, но не удостоверяет факты, изложенные в документе.

Есть важное ограничение: не допускается свидетельствование подлинности подписи на документах, которые представляют собой содержание сделки, кроме случаев, предусмотренных законом. Поэтому договор купли-продажи, дарения, займа или иной договор не оформляют через простое свидетельствование подписи, если для него требуется другой нотариальный порядок.

Что проверяет нотариус

Перед свидетельствованием подписи нотариус устанавливает личность директора. Личность гражданина, представителя или представителя юридического лица устанавливается по правилам ст. 42 Основ законодательства РФ о нотариате.

Если директор подписывает документ от имени организации, нотариус проверяет его полномочия. При обращении представителя заявителя нотариус проверяет полномочия представителя (ст. 43 Основ законодательства РФ о нотариате).

Обычно проверяются:

• паспорт директора;
• сведения об организации;
• полномочия руководителя;
• соответствие данных в документе;
• возможность свидетельствовать подпись именно на таком документе;
• отсутствие очевидного противоречия закону; 
• правоспособность общества на основании учредительных документов;
• наличие нужных приложений, если они указаны в документе.

Например, директор подписывает заявление от имени ООО. Нотариус проверяет паспорт, сведения о руководителе и документ, на котором нужно засвидетельствовать подпись. Если полномочия директора не подтверждаются, нотариальное действие не совершается до устранения вопроса.

Какие документы подготовить

Для свидетельствования подписи директору нужно прийти лично. Подпись должна быть сделана в присутствии нотариуса.

Обычно нужны:

• паспорт директора;
• документ, на котором нужно засвидетельствовать подпись;
• сведения об организации;
• документы или сведения, подтверждающие полномочия руководителя;
• решение или протокол о назначении, если оно требуется для проверки;
• Устав Общества;
• доверенность, если обращается не директор, а иной представитель;
• дополнительные документы, если они нужны по характеру заявления.

Если документ предназначен для конкретного органа или банка, нужно заранее уточнить требования к форме, числу экземпляров и приложениям. Иногда получатель требует определенный бланк или конкретную формулировку.

Как проходит процедура

Процедура занимает несколько последовательных шагов. Директор передает нотариусу паспорт и документ, который нужно подписать. Нотариус проверяет личность, полномочия и возможность совершения действия. Затем директор подписывает документ в присутствии нотариуса или подтверждает свою подпись.

После этого нотариус делает удостоверительную надпись. В ней указывается, что подпись засвидетельствована нотариусом. Документ получает нотариальное подтверждение принадлежности подписи директору.

Если нужно несколько экземпляров, их готовят сразу. Если документ должен быть передан адресату, можно отдельно обсудить нотариальную передачу документов.

Когда нотариус не засвидетельствует подпись

Нотариус откажет в совершении действия, если документ или ситуация не соответствуют требованиям закона. Основания отказа в совершении нотариального действия предусмотрены ст. 48 Основ законодательства РФ о нотариате.

Оформление не проводится, если:

• личность директора не подтверждена;
• полномочия руководителя не подтверждаются;
• документ содержит признаки сделки, для которой нужен другой порядок;
• содержание документа противоречит закону;
• директор не понимает, что подписывает;
• за директора пытается подписать другое лицо;
• документ оформлен так, что его нельзя использовать по назначению.

Например, директор приносит договор и просит «заверить подпись». Если документ по сути является сделкой, нотариус объяснит, какой нотариальный порядок применяется к такому договору.

Вопросы и ответы

Можно ли засвидетельствовать подпись директора без его личного присутствия?

Нет. Директор должен лично обратиться к нотариусу, подписать документ или подтвердить свою подпись. Нотариус устанавливает личность именно того лица, чья подпись свидетельствуется.

Подтверждает ли нотариус правильность текста документа?

Нотариус свидетельствует принадлежность подписи директору. Факты, изложенные в документе, этим действием не удостоверяются. Если документ требует юридической подготовки, текст нужно проверить до обращения.

Можно ли засвидетельствовать подпись на договоре?

Если документ представляет собой содержание сделки, простое свидетельствование подписи не применяется. Для договора требуется нотариальное удостоверение самой сделки. Порядок зависит от вида договора и требований закона.

Нужно ли приносить устав организации? 

Да, Устав организации нужен обязательно. На основании учредительных документов устанавливается правоспособность общества. 

Если вам нужно засвидетельствовать подлинность подписи директора на заявлении, уведомлении, банковском или корпоративном документе, получить подробную консультацию можно у нотариуса Стрельченко Дениса Андреевича.