Электронный документ и бумажный: как нотариус удостоверяет равнозначность

Бумажный документ иногда нужно быстро передать в другой город, другому нотариусу, в банк, организацию или участнику сделки. Почтовая отправка занимает время, а обычный скан не дает такого же юридического эффекта.

В такой ситуации нотариус может изготовить электронный документ, равнозначный бумажному. Это значит, что содержание электронного файла совпадает с предъявленным бумажным документом, а сам файл подписан квалифицированной электронной подписью нотариуса. Такой электронный документ имеет ту же юридическую силу, что и бумажный документ, равнозначность которому удостоверена (ст. 103.8 Основ законодательства РФ о нотариате).

Подробнее о том, как нотариус удостоверяет равнозначность электронного документа бумажному, читайте в нашей статье.

Когда нужна равнозначность

Равнозначный электронный документ используют, когда документ нужно передать быстро и адресат готов принять его в электронном виде. Это удобно при дистанционном оформлении, взаимодействии с другим нотариусом, банком, организацией или представителем в другом регионе.

Чаще всего равнозначность нужна, когда требуется:

• направить нотариальный документ в другой город;
• передать доверенность, согласие, заявление или свидетельство;
• использовать документ при дистанционном оформлении;
• передать документ другому нотариусу.

Например, человек оформил нотариальное согласие в Москве, а документ нужен родственнику во Владивостоке. Нотариус может изготовить равнозначный электронный документ и подписать файл своей электронной подписью. Документ можно передать без ожидания почтовой доставки.

Как проходит удостоверение

Заявитель предъявляет нотариусу бумажный документ. Нотариус проверяет его, изготавливает электронный образ, добавляет удостоверительную надпись и подписывает файл квалифицированной электронной подписью.

Юридическое значение имеет именно электронный файл с подписью нотариуса. Распечатка такого файла может показать содержание, но для электронного документооборота передают файл, созданный и подписанный нотариусом.

Например, заявитель получил от нотариуса электронный документ и распечатал его дома. Для адресата, который принимает документы в электронном виде, важна не распечатка, а файл с электронной подписью нотариуса. Подпись позволяет проверить происхождение и неизменность документа.

Какие документы подходят

Равнозначность можно удостоверить для документов, которые допускают перевод в электронный формат. На практике это могут быть нотариальные доверенности, согласия, заявления, свидетельства и другие документы, которые нужно использовать удаленно.

Обычный скан, сделанный самостоятельно, не получает статус равнозначного электронного документа. Такой файл просто передает изображение. Равнозначный электронный документ появляется только после нотариального действия и подписания файла квалифицированной электронной подписью нотариуса.

Например, представитель просит прислать ему доверенность для подачи документов в другом регионе. Фотография доверенности в мессенджере может не подойти. Нотариально созданный электронный документ подтверждает содержание бумажного документа в форме, которую можно проверить.

Какие ограничения есть

Не каждый бумажный документ можно перевести в равнозначный электронный формат. Равнозначность электронного документа бумажному не удостоверяется в отношении документов, удостоверяющих личность, и сделок, совершенных в простой письменной форме (ст. 103.8 Основ законодательства РФ о нотариате).

Это касается, например, паспорта и обычного договора, который стороны подписали между собой без нотариального удостоверения.

Например, стороны подписали договор займа на бумаге и хотят превратить его в равнозначный электронный документ. Для такой сделки процедура по ст. 103.8 Основ законодательства РФ о нотариате не применяется. Способ оформления документа нужно выбирать заранее с учетом того, где его потом будут предъявлять.

Чем равнозначность отличается от копии

Нотариальная копия подтверждает соответствие копии представленному документу. Равнозначный электронный документ нужен для другой задачи: он позволяет использовать документ в электронном виде с тем же юридическим значением, которое имеет предъявленный бумажный документ.

Поэтому равнозначность особенно важна там, где документы принимают в цифровом формате и проверяют электронную подпись нотариуса.

Например, организация просит направить документ электронно и требует файл с квалифицированной подписью нотариуса. Простая скан-копия не подойдет для такой передачи. Нужен файл, изготовленный и подписанный нотариусом.

Что проверяет нотариус

Перед удостоверением равнозначности нотариус проверяет документ, личность заявителя и возможность совершить нотариальное действие. Если документ поврежден, часть текста нечитаема или есть сомнения в его содержании, удостоверить равнозначность может быть невозможно.

Для обращения обычно нужны:

• паспорт заявителя;
• бумажный документ;
• сведения о получателе, если файл нужно направить конкретному лицу;
• данные о способе передачи документа.

Например, заявитель приносит документ с поврежденным листом, где не читается часть текста. Нотариус не сможет точно воспроизвести содержание в электронном виде. Для равнозначности бумажный документ должен позволять полностью прочитать текст и реквизиты.

Вопросы и ответы

Можно ли сделать из электронного документа бумажный?

Да. Для этого есть обратная процедура: удостоверение равнозначности бумажного документа электронному документу (ст. 103.9 Основ законодательства РФ о нотариате).

Можно ли отправить равнозначный документ по электронной почте?

Да, если получатель принимает такой способ передачи. Передают файл с электронной подписью нотариуса.

Нужно ли предъявлять нотариусу бумажный документ?

Нотариусу предъявляют бумажный документ, равнозначность которому нужно удостоверить. Если нужен электронный аналог именно оригинала, предъявляют оригинал, а не обычную копию.

Можно ли сделать равнозначный электронный паспорт?

Нет. Документы, удостоверяющие личность, не переводят в равнозначный электронный документ по этой процедуре (ст. 103.8 Основ законодательства РФ о нотариате).

Если вам нужно перевести бумажный документ в электронный формат с нотариальным подтверждением равнозначности, передать документ в другой город или подготовить его для электронного использования, получить подробную консультацию можно у нотариуса Стрельченко Дениса Андреевича.