Безбумажный нотариат: когда в России откажутся от бумажных нотариальных документов

Нотариат в России уже работает с электронными документами. Нотариусы используют Единую информационную систему нотариата, направляют сведения в государственные реестры, удостоверяют равнозначность бумажных и электронных документов, а отдельные действия совершают удаленно.

Полной отмены бумажных нотариальных документов с конкретной датой сейчас нет. Бумажный формат сохраняется там, где человеку нужен документ на руках, где получатель принимает только бумагу или где для оформления требуется личная беседа с нотариусом.

Подробнее о том, как развивается безбумажный нотариат и когда пригодятся электронные нотариальные документы, читайте в нашей статье.

Что уже можно сделать в электронном виде

Нотариальный документ может существовать в электронной форме. Его юридическая сила связана с квалифицированной электронной подписью нотариуса. Такой файл можно направить другому нотариусу, в банк, организацию или использовать при электронном взаимодействии, если адресат принимает цифровой формат.

Нотариус также может перевести бумажный документ в электронный вид и удостоверить равнозначность. Электронный документ, изготовленный нотариусом, имеет ту же юридическую силу, что и бумажный документ, равнозначность которому удостоверена (ст. 103.8 Основ законодательства РФ о нотариате).

Например, человек оформил нотариальное согласие в Москве, а документ срочно нужен в другом регионе. Нотариус изготавливает электронный равнозначный документ и подписывает файл своей электронной подписью. Получателю можно передать проверяемый файл без почтовой пересылки.

Какие ограничения есть у равнозначности

Перевести в равнозначный электронный формат можно не каждый бумажный документ. Равнозначность электронного документа бумажному не удостоверяется в отношении документов, удостоверяющих личность, и сделок, совершенных в простой письменной форме (ст. 103.8 Основ законодательства РФ о нотариате).

Это значит, что паспорт или обычный договор, который стороны подписали между собой без нотариального удостоверения, нельзя просто превратить в равнозначный электронный документ через эту процедуру.

Например, стороны подписали обычный договор займа и хотят получить его электронный нотариальный аналог. Такая процедура для простой письменной сделки не применяется. Если документ заранее должен использоваться электронно, способ оформления нужно выбирать до подписания.

Почему бумага пока сохраняется

Бумажные документы продолжают использоваться по практическим причинам. Не все организации принимают электронные нотариальные файлы. Не у всех граждан есть квалифицированная электронная подпись. Часть процедур требует личного общения с нотариусом, проверки воли, разъяснения последствий и оценки ситуации в момент обращения.

Особенно внимательно подходят к завещаниям, доверенностям, семейным соглашениям, наследственным и имущественным документам.

Например, пожилой собственник хочет оформить завещание. В такой ситуации важна личная беседа, проверка воли и разъяснение последствий. Электронные сервисы помогают хранить и проверять сведения, но личное участие нотариуса остается частью защиты человека.

Как работают удаленные нотариальные действия

Удаленный формат уже применяется, но только для ограниченного перечня нотариальных действий. Такой порядок не означает обращение по обычной электронной почте или оформление через видеозвонок.

Удаленное нотариальное действие совершается через установленный электронный порядок: заявление и документы направляются через Единую информационную систему нотариата и подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью заявителя или его представителя (ст. 44.3 Основ законодательства РФ о нотариате).

Например, человеку нужно передать документы через нотариуса, но он находится в другом городе. Если действие входит в перечень удаленных, заявление можно подать электронно. Для этого потребуется подтвержденная цифровая идентификация и квалифицированная электронная подпись.

Что означает развитие безбумажного нотариата

Безбумажный нотариат — это постепенное сокращение бумажной пересылки и переход к проверяемым цифровым документам. Важен не сам файл, а возможность подтвердить, кто его создал, кто подписал, менялся ли документ и имеет ли он юридическую силу.

Развитие идет по нескольким направлениям:

• электронный обмен с Росреестром и государственными органами;
• нотариальные документы в электронной форме;
• равнозначность бумажного и электронного формата;
• проверка доверенностей и наследственных дел через открытые сервисы;
• удаленные нотариальные действия в пределах установленного перечня.

Например, после удостоверения сделки с недвижимостью нотариус может направить документы на регистрацию права в электронном виде. Человеку не приходится самостоятельно передавать бумажный комплект в ведомство.

Вопросы и ответы

Можно ли получить бумажный вариант электронного документа?

Да. Для этого используется удостоверение равнозначности документа на бумажном носителе электронному документу (ст. 103.9 Основ законодательства РФ о нотариате).

Обычный скан заменяет электронный нотариальный документ?

Нет. Обычный скан передает только изображение. Электронный нотариальный документ создается или удостоверяется нотариусом и подписывается его электронной подписью.

Все ли нотариальные действия можно совершить удаленно?

Нет. Удаленно совершаются только действия из установленного перечня (ст. 44.3 Основ законодательства РФ о нотариате).

Нужно ли заранее уточнять формат документа?

Да. Перед оформлением нужно понять, принимает ли адресат электронный документ, нужен ли бумажный экземпляр и потребуется ли равнозначность.

Если вам нужно оформить нотариальный документ в бумажной или электронной форме, перевести документ из одного формата в другой или понять, какой вариант примет нужная организация, получить подробную консультацию можно у нотариуса Стрельченко Дениса Андреевича.