Распространение электронного документооборота предусматривает, что документ в цифровом формате будет иметь законную силу, как бумажный. Его можно подписать электронной подписью, и после этого он станет равнозначен бумажному, с оригинальной подписью и печатью (ФЗ No 63-ФЗ). Такой документ можно применять в правовых отношениях согласно российскому законодательству. Но создание некоторых видов документов допустимо только на бумажном носителе. С 1.07.2014 года Российское Законодательство ввело очередное нововведение в нотариальную компетенцию, благодаря которому стало возможно удостоверять равнозначность электронного документа документу на бумажном носителе. Также проводить аналогичное отождествление, но с бумажным документом.

В некоторых ситуациях готовый бумажный документ требуется перевести в электронный формат и заверить у нотариуса. Удостоверение равнозначности электронных и бумажных документов регулируют Ст.103.8 и 103.9 («О нотариате…»).

Равнозначность электронного документа – цель нотариального заверения

Процедура заверения целенаправленна на тождественность содержания, выданного нотариусом документа в электронном виде, которое было представлено в бумажном формате. Специалист по нотариальным делам делает цифровую копию и заверяет ее. После этого цифровой экземпляр приобретает законную силу. Таким образом, цифровой экземпляр приобретает статус равнозначащего бумажному.

Нотариальная практика подтверждает, что граждане РФ и организации имеют право на быструю передачу подтвержденных в нотариате электронных документов в любой регион России.

Какие случаи требуют обращения к нотариусу для отождествления документов?

Электронная подтвержденная в нотариальной конторе копия часто требуется, если необходимо:

• отправить документ удаленным контрагентам;
• передать в суд цифровой вариант в качестве доказательства, если обращение производится через сайт или электронный адрес;
• отправить бумагу почтой или курьером и при этом сэкономить, поскольку нотариально заверенный вариант бумаги обойдется дешевле;
• в других ситуациях, когда одна из сторон находится на удаленном расстоянии и необходимо подтвердить оригинальность дубликата.

Как заверить электронный документ на бумажном носителе

Чтобы понять процесс заверения, разберем пример из нотариальной практики. Допустим, необходимо продать квартиру в Москве. Продавец проживает в Крыму, и у него нет возможности приехать, чтобы совершить сделку. В таком случае можно обратиться к нотариусу в Москве или МО, оформить доверенность на родственника из Москвы. Далее специалист по нотариальным делам, к которому обратился продавец недвижимости, подготавливает доверенность и ее электронный формат. После документ продавца подписывает нотариус, и цифровой образец становится приравненным к бумажному. Электронная версия отсылается доверенному лицу в Крым. Специалист осуществляет перевод доверенности из электронного варианта на бумагу, подтверждает и выдает представителю доверителя.

Аналогично переводятся прочие виды документов. Физические лица обычно оформляют согласия на совершение сделок по продаже, аренде или покупке недвижимого имущества, согласие на выезд детей за границу, заказывают у нотариуса электронную тождественность свидетельства о браке и мн. др. что касается юридических лиц, в основном им они подтверждают листы записей ЕГРЮЛ.

Из каких этапов состоит процесс тождественности документа

Клиент обращается к специалисту по нотариальным вопросам, приносит необходимые документы (перечень смотрите далее).

Нотариус создает цифровой образец и заверяет собственной электронной подписью. Тождественная версия записывается на флешкарту либо другой съемный носитель информации. Или же отправляется по и-мейл, облачному сервису.

В случае необходимости перевода документа из цифрового формата в бумажный, заверенный вариант передается нотариусу второй стороны, он делает перевод и подтверждает равнозначность. Затем передает подтвержденный документ второй стороне.

Какой список документов потребуется нотариусу

1. Удостоверение личности (паспорт).
2. Иностранный гражданин должен предоставить переведенный паспорт и справку (оба документа обязательно заверяются), подтверждающую право пребывания на территории Российской Федерации.

Юридическому лицу потребуется предоставить следующий перечень документов:

• Ксерокопия Регламента (устава, статута).
• Документы, доказывающие факт права на полномочия руководителя.
• Запись из ЕГРЮЛ, свидетельство ОГРН.
• Справка, доказывающая факт присвоенного ИНН налогового плательщика.

Если от организации выступает уполномоченное доверенное лицо, понадобится его паспорт и оригинальный вариант нотариальной доверенности.

Какие документы должна предоставить организация иного государства

• Устав.
• Свидетельство, которое подтверждает руководительскую должность.
• Выписка из реестра страны, в которой регистрировалась организация.
• Удостоверение личности лица, заказывающего услугу у нотариуса.

Все иностранные документы нужно перевести на русский язык и нотариально заверить. Полный список можно уточнить непосредственно у сотрудника нотариата. Каждый документ из перечисленных списков подается исключительно оригинальный, скопированный вариант не подойдет.

Когда невозможно провести тождественность?

Цифровое заверение документов работником нотариата не всегда возможно, есть исключения: паспорт или другой однотипный документ. Также отождествление невозможно письменных сделок, которые не освидетельствованы нотариусом.

Возможен ли перевод цифрового документа в бумажный экземпляр?

Да, обратная процедура проводится аналогично, как в случае с тождественностью бумажного варианта. Специалист подтвердит тождественность документов и проведет процедуру. Если цифровой документ подписан электронной подписью, он сначала проверит ее на оригинальность, а затем приступит к процессу удостоверения.

Проверяется ли нотариусом информация, содержащаяся документов на факт подлинности?

Нет, в оказываемую услугу это не входит.

В каких форматах допустимо создание документов?

Документы можно создавать в таких форматах: XML, КЭП, PKCS#7, DER (ФЗ РФ 30.09.2020 No 227). Все варианты форматов

Новые нотариальные возможности открыли более широкие горизонты для юридического документооборота. Теперь он стал проще и доступнее. Особенно для тех, у кого отсутствует квалифицированная электронная запись. Если вам необходима помощью в нотариальных вопросах, обратитесь к профессионалу. Нотариус Стрельченко Денис Андреевич всегда рад предоставить бесплатную консультацию и заверить любые документы.