Свидетельствование подлинности подписи у нотариуса: когда нужно, как сделать

Иногда документ нужно подписать так, чтобы у получателя не возникало сомнений, кто именно его подписал. Это требуется при подаче заявлений, оформлении корпоративных документов, документах для банка, налогового органа, контрагентов, образовательной организации, иностранного адресата или другого получателя.

Обычной подписи в таких случаях бывает недостаточно. Адресату важно видеть, что человек лично обратился к нотариусу, его личность установлена, а подпись принадлежит именно ему. Для этого используется нотариальное свидетельствование подлинности подписи.

Свидетельствуя подлинность подписи, нотариус удостоверяет, что подпись на документе сделана определенным лицом. Факты, изложенные в документе, этим нотариальным действием не подтверждаются (ст. 80 Основ законодательства РФ о нотариате).

Подробнее о том, когда нужно свидетельствование подлинности подписи и как проходит это нотариальное действие, читайте в нашей статье.

Когда нужно свидетельствование подписи

К нотариусу обращаются, когда документ должен быть подан с подтвержденной подписью. Требование может исходить из закона, правил конкретного органа, банка, организации или условий деловой ситуации.

Чаще всего подпись свидетельствуют на:

• заявлениях;
• уведомлениях;
• согласиях;
• анкетах;
• корпоративных документах;
• банковских документах;
• документах для налогового органа;
• документах для иностранных организаций;
• заявлениях, направляемых через представителя;
• документах, которые нужно передать другому лицу с подтверждением автора подписи.

Например, гражданин хочет вступить в наследство, но наследственное дело открыто в другом городе. Чтобы не ехать для подачи заявления, он обращается к любому нотариусу по месту своего нахождения. В нотариальной конторе наследник оформляет заявление. И нотариус свидетельствует подлинность его подписи. Теперь наследник может отправить это заявление нотариусу по месту открытия наследства. Если же подпись не удостоверить, то заявление не будет принято.

Что именно подтверждает нотариус

Нотариус подтверждает принадлежность подписи конкретному человеку. Это означает, что заявитель установлен по документам и лично подписал документ..

Содержание документа остается ответственностью заявителя. Нотариальное свидетельствование подписи не подтверждает, что все факты в тексте являются достоверными. Например, если человек подписывает заявление о каком-либо событии, нотариус подтверждает подпись заявителя, а не само событие.

Есть важное ограничение: не допускается свидетельствование подлинности подписи на документах, которые представляют собой содержание сделки, кроме случаев, прямо предусмотренных законом (ст. 80 Основ законодательства РФ о нотариате).

Например, договор купли-продажи квартиры нельзя заменить простым свидетельствованием подписей сторон. Для договора применяется тот порядок оформления, который предусмотрен для самой сделки.

Что проверяет нотариус

Перед совершением действия нотариус устанавливает личность гражданина, его представителя или представителя юридического лица ( ст. 42 Основ законодательства РФ о нотариате).

Если подпись ставит представитель, нотариус проверяет его полномочия. При обращении от имени организации проверяется, вправе ли человек подписывать документ от имени юридического лица. В Основах законодательства РФ о нотариате отдельно указана проверка дееспособности граждан, правоспособности юридических лиц, волеизъявления заявителей и полномочий представителей.

На практике нотариус проверяет:

• паспорт заявителя;
• документ, на котором свидетельствуется подпись;
• полномочия представителя;
• сведения об организации, если документ подписывается от ее имени;
• соответствие документа требованиям для такого нотариального действия;
• отсутствие очевидного противоречия закону.
• устав организации (для юридических лиц).

Если директор подписывает заявление от имени общества, нотариус проверяет личность директора и его полномочия. Если заявление подписывает представитель по доверенности, проверяется доверенность и объем полномочий. 

Как проходит процедура

Заявитель приходит к нотариусу с паспортом и документом. Подпись ставится в присутствии нотариуса.

После проверки нотариус совершает удостоверительную надпись. В ней указывается, что подлинность подписи конкретного лица засвидетельствована. Документ можно передавать адресату.

Если документ предназначен для конкретного органа или организации, нужно заранее уточнить требования к форме, количеству экземпляров, приложениям и языку документа. При подаче за границу может понадобиться перевод или дополнительные процедуры легализации. Эти вопросы решаются отдельно от самого свидетельствования подписи.

Какие документы подготовить

Для нотариального действия обычно нужны:

• паспорт заявителя;
• документ, на котором нужно засвидетельствовать подпись;
• документы о полномочиях представителя;
• устав организации (для юридических лиц);
• доверенность, если действует представитель;
• сведения об организации, если подпись ставится от ее имени;
• дополнительные документы, если их требует получатель. 

Документ нужно подготовить до обращения. В нем должны быть указаны заявитель, адресат, дата, содержание заявления или уведомления, приложения, если они есть. Пустые листы и документы с незаполненными существенными полями использовать нельзя.

Когда нотариус откажет

Нотариус отказывает в совершении действия, если оно противоречит закону, документ не подходит для свидетельствования подписи, личность заявителя не установлена или представитель не имеет нужных полномочий. По просьбе заявителя причины отказа излагаются письменно с разъяснением порядка обжалования (ст. 48 Основ законодательства РФ о нотариате).

Оформление не проводится, если документ содержит сделку, для которой требуется иной порядок, если текст противоречит закону, если заявитель не понимает, что подписывает, или если за него пытается подписаться другое лицо.

Вопросы и ответы

Можно ли засвидетельствовать подпись без личного присутствия?

Нет. Человек, чья подпись свидетельствуется, должен лично обратиться к нотариусу, подписать документ.

Подтверждает ли нотариус правдивость текста?

Нет. Нотариус подтверждает принадлежность подписи конкретному лицу. Факты, указанные в документе, оцениваются отдельно тем органом или лицом, которому документ предъявляется.

Можно ли засвидетельствовать подпись на договоре?

Подпись на документе, который является содержанием сделки, таким способом не свидетельствуется. Для договора применяется нотариальное удостоверение сделки, если оно требуется законом или выбрано сторонами.

Нужно ли заранее заполнять документ?

Да. Документ должен быть подготовлен до совершения нотариального действия. Нотариус проверяет возможность свидетельствования подписи на конкретном документе и оформляет удостоверительную надпись.

Если вам нужно засвидетельствовать подлинность подписи на заявлении, уведомлении, корпоративном, банковском или ином документе, получить подробную консультацию можно у нотариуса Стрельченко Дениса Андреевича.