Свидетельствование верности копии документов: советы нотариуса

Оригиналы документов часто нужны сразу в нескольких местах: для сделки, банка, работодателя, учебного заведения, наследственного дела, суда, организации или государственного органа. Отдавать подлинник бывает рискованно, а обычную копию принимают не всегда.

В таких случаях обращаются к нотариусу за свидетельствованием верности копии. Нотариус сверяет копию с представленным документом и удостоверяет, что копия соответствует оригиналу. Это удобно, когда нужно передать документ адресату и сохранить подлинник у себя.

Подробнее о том, когда нужна нотариальная копия документа и как проходит свидетельствование верности копии, читайте в нашей статье.

Что такое свидетельствование верности копии

Свидетельствование верности копии — это нотариальное действие, при котором нотариус подтверждает соответствие копии представленному документу. Нотариус может свидетельствовать верность копий документов и выписок из документов, выданных государственными органами, органами местного самоуправления, юридическими лицами и гражданами (ст. 77 Основ законодательства РФ о нотариате).

Например, гражданину нужно передать копию свидетельства о браке в организацию, а оригинал оставить дома. Он приносит оригинал нотариусу, нотариус делает или сверяет копию и удостоверяет ее верность. Это означает, что адресат получает копию с нотариальным подтверждением ее соответствия представленному документу.

Что подтверждает нотариус

Нотариус подтверждает именно верность копии документу, который ему предъявили. Он не подтверждает законность содержания документа, достоверность фактов в нем, личность и полномочия лиц, которые подписали исходный документ, а также правоспособность организации, от которой документ исходит (ст. 77 Основ законодательства РФ о нотариате).

Например, человек приносит договор, подписанный несколько лет назад, и просит сделать нотариальную копию. Нотариус сверит копию с предъявленным договором, но не будет подтверждать, что договор был исполнен, стороны действительно передали деньги или все сведения в тексте соответствуют реальности. Вывод здесь такой: нотариальная копия подтверждает совпадение копии с документом, а не юридическую оценку его содержания.

Когда нужна нотариальная копия

Нотариальная копия нужна, когда адресату требуется подтвержденная копия, а передавать оригинал нельзя или неудобно. Такое часто бывает при оформлении прав, подаче документов, подтверждении статуса или представлении документов в другой город.

Чаще всего свидетельствуют копии:

• паспортных страниц, когда это допускается получателем;
• свидетельств органов ЗАГС;
• дипломов и аттестатов;
• доверенностей;
• уставных и корпоративных документов;
• документов на имущество;
• решений, протоколов, справок;
• документов для наследственного дела;
• документов для банка, работодателя или учебного заведения.

Например, наследнику нужно подтвердить смену фамилии, но оригинал свидетельства о браке он не хочет передавать представителю. Он оформляет нотариальную копию и передает ее для наследственного дела. В этой ситуации нотариальная копия помогает использовать документ без передачи подлинника.

Когда можно сделать выписку из документа

Иногда нужен не весь документ, а только его часть. В таком случае нотариус может засвидетельствовать верность выписки. Верность выписки удостоверяется, когда документ содержит несколько отдельных, не связанных между собой вопросов, а выписка воспроизводит полный текст части документа по нужному вопросу. 

Например, в протоколе общего собрания организации рассмотрено десять вопросов, а контрагенту нужен только пункт об избрании директора. Нотариус может удостоверить выписку по этому вопросу, если она точно воспроизводит соответствующую часть документа. 

Можно ли заверить копию с копии

Иногда оригинал недоступен, а на руках есть копия. Нотариус может свидетельствовать верность копии с копии только при условии, что верность исходной копии уже удостоверена нотариально или в ином установленном порядке (ст. 79 Основ законодательства РФ о нотариате).

Например, у компании есть нотариально удостоверенная копия устава, а нужно подготовить еще одну копию для банка. Нотариус проверит, что первая копия уже удостоверена надлежащим образом, и только после этого сможет оформить копию с копии. 

Важно! Обычная ксерокопия без удостоверения не заменяет оригинал.

Какие документы подготовить

Для свидетельствования копии нужно принести документ, с которого делается копия, и паспорт заявителя. Если обращается представитель организации, нотариус проверит его полномочия.

Обычно нужны:

• паспорт заявителя;
• оригинал документа;
• копия, если она уже подготовлена;
• документы о полномочиях представителя;
• сведения о нужном количестве экземпляров;
• требования получателя к копии, если они есть.

Например, директор приносит документы общества и просит сделать копии для банка. Нотариус проверяет личность директора, полномочия и сами документы. Поэтому к визиту нужно подготовить не только бумаги для копирования, но и документы, подтверждающие право действовать от имени организации.

Когда нотариус не удостоверит копию

Нотариус не свидетельствует верность копии, если документ невозможно прочитать, в нем есть повреждения, подчистки, неоговоренные исправления, отсутствуют нужные страницы или невозможно установить целостность документа. Также не получится оформить нотариальную копию, когда заявитель просит удостоверить копию с обычной копии без надлежащего удостоверения.

Например, гражданин приносит справку с исправленной датой и следами подчистки. Нотариус не сможет подтвердить верность копии такого документа. Такой пример показывает, что документ для нотариальной копии должен быть читаемым, целым и пригодным для сверки.

Вопросы и ответы

Нотариальная копия заменяет оригинал?

Нотариальная копия подтверждает соответствие копии предъявленному документу. Она используется там, где получатель допускает представление копии. Если адресат требует именно оригинал, нотариальная копия его не заменит.

Можно ли сделать нотариальную копию паспорта?

Копии страниц паспорта свидетельствуют, если это требуется получателю и документ предъявлен нотариусу. Нужно уточнить у адресата, какие страницы нужны и примет ли он нотариальную копию.

Нужно ли заранее делать ксерокопию?

Да, на прием к нотариусу необходимо принести с собой копию и оригинал.

Можно ли заверить копию электронного документа?

Для электронных документов используется отдельный нотариальный порядок, связанный с равнозначностью электронного и бумажного документа. Если документ существует только в электронном виде, нужно заранее уточнить формат и подпись.

Если вам нужно засвидетельствовать верность копии документа, подготовить выписку или оформить копии для банка, организации, наследственного дела или другой ситуации, получить подробную консультацию можно у нотариуса Стрельченко Дениса Андреевича.