Выдача дубликатов нотариальных документов: кто и как может получить

Нотариальный документ может понадобиться спустя годы. 

Потерялась доверенность, не сохранился брачный договор, нужен экземпляр соглашения, завещания или нотариального свидетельства. 

В такой ситуации вопрос обычно один: можно ли восстановить документ у нотариуса. 

О том, как получить дубликат нотариального документа, когда это можно сделать и чем дубликат отличается от нотариальной копии, читайте в нашей статье. 

Что такое дубликат нотариального документа

Дубликат — это повторно выданный нотариальный документ взамен утраченного оригинала. 

Его выдают не по любому обращению и не на любой документ, а только в тех случаях, которые предусмотрены законом. 

Речь идет о документах, экземпляры которых хранятся в делах нотариуса или в нотариальном архиве.

На практике дубликат чаще всего нужен, когда человек потерял документ, а он снова понадобился для сделки, суда, банка, наследственного дела или регистрации права. 

Для таких ситуаций важно, что у нотариуса или в архиве сохраняется экземпляр нотариального документа, по которому и выдается дубликат.

Дубликаты каких документов можно получить

В соответствии со ст. 52 «Основ законодательства Российской Федерации о нотариате» можно получить следующие дубликаты:

• документов, выражающих содержание нотариально удостоверенных сделок;
• нотариальных свидетельств;
• исполнительных надписей.

На практике сюда могут относиться, например:

• завещание, 
• брачный договор, 
• соглашение, 
• договор дарения, 
• договор займа, 
• свидетельство о праве на наследство, 
• свидетельство о праве собственности.

Кто имеет право получить дубликат

Здесь действует важное ограничение: дубликат выдают не любому желающему, а только тому кругу лиц, который связан с самим нотариальным действием. 

По общему правилу дубликат выдается по письменному заявлению лица, от имени или по поручению которого совершалось нотариальное действие, его представителя или правопреемника. 

Это связано и с нотариальной тайной, и с тем, что нотариус не вправе передавать такие документы посторонним лицам.

Есть и специальные случаи. После смерти завещателя дубликат завещания может быть выдан не только тем, кто оформлял завещание, но и любому из указанных в нем наследников, отказополучателей, а также исполнителю завещания. 

Еще один отдельный случай касается старых документов на недвижимость: дубликат договора, по которому прежний собственник приобрел или построил здание либо строение, может получить лицо, подтвердившее свое право собственности на этот объект.

Куда обращаться за дубликатом

Если нотариус, который удостоверял документ, продолжает работать, обычно обращаются к нему. 

Если же он уже сложил полномочия, заявитель может обратиться к нотариусу, к которому передан архив, либо в нотариальный архив нотариальной палаты. В таких случаях уже архивная копия документа будет иметь статус, равный дубликату.

Это особенно важно для старых документов. Человек может потерять договор, оформленный много лет назад, а нотариус, который его удостоверял, уже не ведет практику. Само по себе это не закрывает вопрос: документ все равно хранится в нотариальном архиве.

Какие документы обычно нужны

Точный набор зависит от ситуации, но в типичном случае нотариусу или архиву понадобятся:

• паспорт заявителя;
• письменное заявление о выдаче дубликата;
• сведения о самом документе: дата, вид документа, фамилия нотариуса, если они известны;
• документы, подтверждающие право на получение дубликата, если оно не очевидно из самой ситуации.

Если за дубликатом обращается представитель, понадобятся документы о его полномочиях. Если речь идет о наследнике по завещанию, понадобится подтверждение его права на обращение. Если документ запрашивается по объекту недвижимости, могут потребоваться бумаги, подтверждающие право собственности на этот объект.

Чем дубликат отличается от нотариально заверенной копии

Это разные документы. Дубликат заменяет утраченный нотариальный документ в тех случаях, когда закон допускает его повторную выдачу. 

Нотариально заверенная копия — это другое нотариальное действие: нотариус подтверждает соответствие копии представленному оригиналу. Для копии нужен сам оригинал на руках. 

Для дубликата, наоборот, исходят из того, что оригинал утрачен, а его экземпляр хранится у нотариуса или в архиве.

Поэтому, если нотариальный документ потерян, вопрос обычно решают не через “заверение копии”, а через выдачу дубликата или архивной копии, приравненной к дубликату.

Частые вопросы

Можно ли получить дубликат чужой доверенности или чужого договора?

Обычно нет. Нотариальный документ выдают только лицам, которые вправе его получить по закону. Для постороннего лица такой доступ закрыт.

Можно ли наследнику получить дубликат завещания при жизни завещателя?

Нет. Специальное право на получение дубликата наследником, отказополучателем или исполнителем завещания возникает только после смерти завещателя.

Если нотариус больше не работает, документ уже не восстановить?

Восстановить можно. В таких случаях используют архив нотариуса или нотариальный архив нотариальной палаты. Архивная копия в этом случае приравнивается к дубликату.

Можно ли получить дубликат старого договора на дом или дачу?

Да, в ряде случаев это возможно. Закон отдельно допускает выдачу дубликата договора, по которому прежний собственник приобрел здание либо строение, нынешнему собственнику, если он подтвердил свои права на этот объект.

Если вам нужно восстановить нотариальный документ в Москве и понять, можно ли получить именно дубликат в вашей ситуации, подробные разъяснения можно получить у нотариуса Стрельченко Дениса Андреевича.