Как моментально переслать документ через нотариуса

Документ может понадобиться срочно: для сделки, наследственного дела, банка, представителя, регистрации права или подачи заявления. Обычная почта занимает время, курьер зависит от расстояния, а скан по электронной почте часто подходит только для предварительного ознакомления.

В нотариальной практике для таких ситуаций используют удостоверение равнозначности документов. Нотариус переводит бумажный документ в электронный вид или из электронного документа изготавливает бумажный экземпляр с сохранением юридической силы.

Подробнее о том, как моментально переслать документ через нотариуса и не ошибиться со способом оформления, читайте в нашей статье.

Когда нужна быстрая передача документа

К нотариусу обращаются, когда документ нужно использовать в другом городе, а ждать оригинал нет возможности. Это особенно важно при сделках с недвижимостью, наследственных делах, корпоративных вопросах, банковских операциях и действиях через представителя.

Чаще всего через нотариуса передают:

• доверенности;
• нотариальные согласия;
• заявления;
• свидетельства;
• документы для наследственного дела;
• документы для сделки с недвижимостью;
• документы для банка или организации.

Например, собственник квартиры оформил доверенность в Москве, а представитель должен подать документы в другом регионе. Нотариус изготавливает электронный равнозначный документ, и представитель может использовать его без почтовой пересылки оригинала. Для сделки это сокращает время и помогает не переносить подписание из-за доставки.

Как бумажный документ становится электронным

Если у заявителя есть бумажный документ, нотариус изготавливает его электронный образ и удостоверяет равнозначность электронного документа бумажному. Такой электронный документ имеет ту же юридическую силу, что и документ на бумаге, с которого он изготовлен (ст. 103.8 Основ законодательства РФ о нотариате).

Процедура обычно включает:

• проверку паспорта заявителя;
• осмотр представленного документа;
• оценку возможности удостоверить равнозначность;
• изготовление электронного образа;
• подписание электронного документа квалифицированной электронной подписью нотариуса;
• передачу документа согласованным способом.

Например, мать оформила нотариальное согласие на выезд ребенка, а родственник находится с ребенком в другом городе. Документ переводят в электронную форму и направляют для дальнейшего использования. Сопровождающему лицу не нужно ждать курьерскую доставку.

Как получить бумажный экземпляр из электронного

Иногда адресату нужен документ именно на бумаге. Тогда получатель обращается к нотариусу по месту нахождения, предъявляет электронный документ, а нотариус изготавливает бумажный экземпляр и удостоверяет его равнозначность электронному документу. Представленный электронный документ должен быть подписан квалифицированной электронной подписью, которую нотариус проверяет (ст. 103.9 Основ законодательства РФ о нотариате).

Например, наследник подписал заявление у нотариуса в своем городе, а наследственное дело ведется в другом регионе. Электронный документ передают по защищенному каналу, после чего в другом городе можно изготовить бумажный равнозначный экземпляр. Наследник участвует в оформлении без поездки к нотариусу, который ведет наследственное дело.

Какие документы не подходят

Равнозначность применяется не ко всем документам. Нотариус не удостоверяет равнозначность электронного документа бумажному в отношении сделок, заключенных в простой письменной форме, и документов, удостоверяющих личность (ст. 103.8 Основ законодательства РФ о нотариате).

Для такой процедуры не подойдут:

• паспорт;
• водительское удостоверение;
• обычный договор купли-продажи или займа без нотариального удостоверения;
• поврежденный или нечитаемый документ;
• документ с исправлениями.

Например, стороны подписали обычный договор займа и хотят срочно передать его в другой город как равнозначный электронный документ. Такой договор не получится перевести через эту процедуру. Если документ понадобится для срочного использования, способ оформления нужно выбирать заранее.

Что уточнить до обращения к нотариусу

Перед визитом нужно понять, какой результат требуется: электронный равнозначный документ, бумажный экземпляр в другом городе или подтверждение направления адресату. От этого зависит нотариальное действие, комплект документов и порядок работы.

Заранее стоит проверить:

• примет ли адресат равнозначный документ;
• в какой форме нужен документ: электронной или бумажной;
• есть ли у получателя возможность обратиться к нотариусу;
• подходит ли сам документ для удостоверения равнозначности;
• нужны ли дополнительные полномочия, если документ связан со сделкой.

Например, представитель должен продать долю в квартире. В доверенности должны быть полномочия на продажу, подписание договора, подачу документов на регистрацию и получение денег, если это входит в поручение. Быстрая передача поможет только тогда, когда сам документ составлен для нужного действия.

Вопросы и ответы

Обычный скан заменяет равнозначный документ?

Нет. Скан показывает текст, но юридической силы не имеет. Равнозначный документ создается через нотариальное действие и наделяется полной юридической силой оригинала.

Можно ли передать документ в тот же день?

Да, если документ подходит для удостоверения равнозначности, техническая передача доступна, а адресат готов принять документ в такой форме.

Всегда ли нужен второй нотариус?

Второй нотариус нужен, когда в другом городе требуется бумажный экземпляр из электронного документа. Если адресат принимает электронный документ, отдельное изготовление на бумаге может не потребоваться.

Можно ли так передать доверенность для сделки?

Да, если доверенность оформлена надлежащим образом и содержит нужные полномочия. Перед передачей нотариус проверит документ и возможность удостоверить равнозначность.

Если вам нужно срочно передать доверенность, согласие, заявление или другой документ для сделки, наследственного дела, банка или представителя в другом городе, получить подробную консультацию можно у нотариуса Стрельченко Дениса Андреевича.