Помощь нотариуса в передаче документов

Иногда важно не просто отправить документ, а подтвердить сам факт передачи: кому он направлен, когда, каким способом и что именно было передано. Обычное письмо, сообщение в мессенджере или устная договоренность часто оставляют пространство для спора: адресат может заявить, что ничего не получал, получил другой текст или не понял, от кого поступило заявление.

В таких ситуациях помогает нотариальная передача документов. Нотариус принимает заявление или иной документ от гражданина либо организации, передает его адресату и при необходимости выдает свидетельство о направлении или передаче. Это удобно, когда нужно направить юридически значимое сообщение и сохранить подтверждение для дальнейших действий.

Такой способ используют в наследственных, семейных, корпоративных, имущественных и деловых вопросах. Главное — заранее подготовить текст документа, данные адресата и понимать, какой результат нужен: отправка, подтверждение направления или подтверждение получения.

Подробнее о том, как нотариус помогает в передаче документов и когда это особенно важно, читайте в нашей статье.

Передача документов через нотариуса

Передача документов через нотариуса — это нотариальное действие, при котором нотариус передает заявления и иные документы физических и юридических лиц другим физическим и юридическим лицам. В состав передаваемых документов включается сопроводительное письмо нотариуса. Такой порядок предусмотрен ст. 86 Основ законодательства РФ о нотариате.

Нотариальная передача документов используется, когда нужно:

• направить заявление другому человеку;
• передать уведомление участнику сделки;
• направить документы организации;
• подтвердить дату направления;
• подтвердить состав переданных документов;
• исключить спор о том, какой именно текст был направлен;
• получить свидетельство о направлении или передаче;
• сохранить подтверждение для дальнейшего оформления.

Например, один совладелец квартиры направляет другому уведомление о продаже доли квартиры. Нотариальная передача помогает подтвердить, что конкретный документ направлен конкретному адресату в определенную дату.

Как нотариус передает документы

Закон предусматривает несколько способов передачи. Документы на бумажном носителе могут быть переданы лично под расписку, направлены по почте заказным письмом с уведомлением о вручении или переданы с использованием технических средств, включая информационно-телекоммуникационные сети.

На практике способ передачи выбирают с учетом адресата, срочности, вида документа и того, какое подтверждение нужно получить.

Возможны такие варианты:

• личная передача адресату под расписку;
• направление заказным письмом с уведомлением о вручении;
• передача с использованием технических средств;
• передача электронных документов при соблюдении требований к электронной подписи;
• передача пакета электронных документов, подписанного квалифицированной электронной подписью нотариуса.

Если заявитель приносит бумажный документ, а передача требуется в электронном виде, нотариус изготавливает электронный документ на основании бумажного и формирует пакет электронных документов, подписанный своей квалифицированной электронной подписью. Такой порядок также предусмотрен ст. 86 Основ.

Что подтверждает нотариус

Нотариус помогает подтвердить не только факт обращения заявителя, но и содержание передаваемого документа. Это важно, когда адресат в дальнейшем может утверждать, что ему направили другой текст или не направили ничего.

По просьбе заявителя нотариус выдает свидетельство о направлении документов адресату. Если передать документы не удалось, в свидетельстве указываются причины невозможности передачи. После получения подтверждения о получении адресатом переданных документов нотариус выдает свидетельство о передаче документов (ст. 86 Основ законодательства РФ о нотариате).

В свидетельстве отражается:

• кто обратился за нотариальным действием;
• какие документы передавались;
• кому они направлялись;
• каким способом выполнялась передача;
• дата направления;
• результат передачи;
• причины невозможности передачи, если адресат документы не получил.

Например, организация направила контрагенту требование через нотариуса. Адресат получил документы. После поступления подтверждения нотариус выдает свидетельство о передаче документов. Этот документ показывает, что требование действительно было направлено и получено.

Что нужно подготовить для нотариуса

Перед обращением нужно собрать сведения, которые позволят правильно оформить передачу. Чем точнее данные, тем меньше риск ошибки в адресе, получателе или самом документе.

Для передачи документов обычно нужны:

• паспорт заявителя;
• текст заявления, уведомления, требования или иного документа;
• документы, которые нужно передать вместе с заявлением;
• точные данные адресата;
• почтовый адрес, электронный адрес или иной способ связи;
• документы о полномочиях представителя;
• документы организации, если обращается юридическое лицо;
• информация о желаемом способе передачи;
• сведения о сроках, если документ нужно направить до определенной даты.

Если обращается представитель организации, нотариус проверяет его полномочия. Если обращается представитель гражданина, нужна доверенность с подходящим объемом полномочий.

Например, директор компании обращается для передачи уведомления другой организации. Нужно подготовить текст уведомления, реквизиты адресата, документы организации и документы, подтверждающие полномочия директора, сведения о способе направления.

Что важно проверить в тексте документа

Нотариус совершает нотариальное действие по передаче документа, но сам заявитель отвечает за содержание своего заявления, требования или уведомления. Поэтому текст нужно подготовить внимательно.

В документе нужно проверить:

• правильное имя или наименование адресата;
• адрес или электронные данные получателя;
• дату документа;
• данные заявителя;
• суть требования или уведомления;
• перечень приложений;
• подпись заявителя;
• отсутствие противоречий между текстом и приложениями.

Нотариусу не передают документы с незаконным содержанием, угрозами, оскорблениями или сведениями, которые по форме и содержанию выходят за пределы правомерного юридически значимого сообщения. Если текст требует правовой доработки, его нужно подготовить до совершения нотариального действия.

Например, гражданин хочет направить соседу эмоциональное письмо с угрозами и обвинениями. Такой текст нужно заменить на корректное заявление: указать факты, требование, адресата и дату, без оскорбительных формулировок.

Электронная передача документов

Электронный формат используется, когда документы нужно передать с применением информационно-телекоммуникационных сетей. Закон допускает передачу электронных документов, если они подписаны квалифицированной электронной подписью соответствующего лица. Нотариус принимает такие документы к передаче при условии, что квалифицированная электронная подпись проверена и подтверждена ее принадлежность этому лицу.

Это особенно важно для организаций и предпринимателей, которые работают с электронными документами. Нотариус формирует пакет электронных документов и подписывает его своей квалифицированной электронной подписью.

Если у заявителя только бумажный документ, нотариус может изготовить электронный документ на основании представленного бумажного документа в порядке, предусмотренном для удостоверения равнозначности. После этого формируется электронный пакет для передачи.

Стоимость передачи документов

Стоимость зависит от вида нотариального действия, способа передачи, количества документов, адресатов, необходимости изготовления электронных документов, регионального тарифа и дополнительных расходов.

У нотариуса оплачивается единый нотариальный тариф. Он включает федеральный и региональный тарифы (ст. 22 Основ законодательства РФ о нотариате).

Если нотариальное действие совершается с выездом, заинтересованные лица возмещают нотариусу фактические транспортные расходы. Поэтому итоговую стоимость нужно уточнять при обращении: она зависит от конкретного способа передачи и состава документов.

Вопросы и ответы

Можно ли через нотариуса передать документы физическому лицу?

Да. Нотариус передает заявления и документы физических и юридических лиц другим физическим и юридическим лицам. Адресату можно направить заявление, уведомление, требование или иной документ, если его содержание соответствует закону.

Чем нотариальная передача отличается от заказного письма?

При нотариальной передаче фиксируется обращение заявителя, состав документов и способ направления. По просьбе заявителя нотариус выдает свидетельство о направлении, а после подтверждения получения — свидетельство о передаче. Обычное письмо не всегда подтверждает точный состав и содержание направленных документов.

Что будет, если адресат не получил документы?

По просьбе заявителя нотариус выдает свидетельство о направлении документов с указанием причин невозможности передачи. Например, адресат не получил письмо, отказался от получения или документы не удалось вручить по указанному адресу. Конкретный результат зависит от способа передачи и подтверждающих сведений.

Нужно ли нотариусу самому составлять текст уведомления?

Заявитель обычно приносит готовый текст. Нотариус проверяет возможность совершения нотариального действия и оформляет передачу. Если текст требует юридической подготовки, его нужно доработать до обращения за передачей.

Можно ли получить подтверждение, что документы именно вручены?

Да, после получения подтверждения о получении адресатом переданных документов нотариус выдает свидетельство о передаче документов. До получения такого подтверждения заявитель может получить свидетельство о направлении документов. Эти документы решают разные задачи.

Можно ли передать документы сразу нескольким адресатам?

Да, если нужно направить документы нескольким лицам, данные каждого адресата указываются отдельно. Стоимость и порядок передачи будут зависеть от количества адресатов, способа направления и состава документов.

Если вам нужно передать заявление, уведомление, требование или другие документы адресату и получить подтверждение направления или передачи, получить подробную консультацию можно у нотариуса Стрельченко Дениса Андреевича.